Vergleich To-do-Listen-Apps: Any.do, Microsoft To-Do, Todoist, Remember The Milk
5 min

Qual é la migliore app di organizzazione delle attività?

Quanto sono utili le app di organizzazione delle attività (to do list) come Todoist, Any.do e Microsoft To-Do nella gestione delle incombenze? E qual è la migliore?

Chi non ama gestire le proprie attività con Outlook ha alcune alternative a disposizione. Quanto sono utili le app di organizzazione delle attività (to do list) come Todoist, Any.do, Remember The Milk e Microsoft To-Do nel lavoro in team e nei sistemi di gestione del tempo quali «Getting Things Done»? Riuscite a tenere a mente tutte le vostre incombenze? Ma perché sforzarsi tanto quando viviamo nell’epoca in cui esistono numerose app di organizzazione delle attività? Sorge dunque spontanea la domanda su quale sia il miglior alleato per il vostro task management.

Se per gestire il vostro intero workflow produttivo vi basate su Office 365 e Outlook, probabilmente non sarete alla ricerca di altre applicazioni per l’organizzazione delle vostre attività. Anche in questo caso, tuttavia, può essere utile dare un’occhiata al di fuori dell’universo Microsoft. Ad esempio, nel caso in cui vorreste utilizzare sullo smartphone la stessa app di organizzazione delle attività che usate sul computer.

Todoist App di organizzazione delle attività
Todoist, l’app di Windows 10.

Esistono numerose applicazioni per computer e dispositivi mobili che si occupano di pianificare e gestire le attività e che vi affiancano nell’efficiente gestione del tempo. Funzioni eseguibili in teoria anche con le app di appunti quali Evernote, OneNote, Trello o Google appunti. Il loro svantaggio è tuttavia che la pianificazione delle incombenze costituisce solo una delle tante funzioni e manca la possibilità di programmare le azioni singolarmente, a differenza delle vere e proprie app di organizzazione delle attività Any.do, Remember The Milk (abbreviata in RTM), Todoist e Microsoft To-Do. I primi tre tool si annoverano fra le applicazioni più utilizzate e più affermate per la pianificazione delle attività. Any.do piace per la sua interfaccia utente panoramica e perché integra il calendario direttamente nell’app per Android e iOS.

Todoist e Remember The Milk offrono la piattaforma di supporto più ampia e si possono utilizzare anche direttamente nel browser. Accanto alle app per smartphone e tablet esistono applicazioni per Windows 10 e macOS. Todoist si inserisce come estensione nei browser Chrome, Firefox e Safari. Microsoft To-Do, invece, prende il posto di «Wunderlist», un’app di organizzazione delle attività rilevata da Microsoft. Aspetto molto gradito: tutte e quattro sono disponibili in italiano.

Dai semplici elenchi di cose da fare a «Getting Things Done»

Annotare le incombenze, se necessario assegnare a ciascuna una scadenza e attribuirle a una delle numerose liste disponibili: tutte e quattro le applicazioni assolvono queste funzioni di base. La funzionalità di Microsoft To-Do è praticamente tutta qui, l’applicazione si trova ancora in fase di sviluppo e potrebbe espandere le proprie funzioni nei prossimi mesi.

Al contrario, Any.do supporta altri task secondari e consente di allegare documenti. L’app è pertanto perfetta per organizzare un’attività in diversi passaggi, come ad esempio la creazione di un preventivo («concretizzare telefonicamente i desideri del cliente», «elaborare il preventivo», «verificare la disponibilità dei collaboratori», «domande dopo l’invio», ecc.).

Se si punta invece sulla funzionalità, sono Todoist e RTM a fare la differenza. Con la possibilità di creare liste subordinate e di assegnare dei tag, chiamate «etichette» su Todoist, queste app offrono funzioni utili per l’organizzazione e la localizzazione delle attività. Queste possono essere anche commentate, cosa utile soprattutto per il lavoro in team.

Sia Any.do, con qualche limitazione, che Todoist e RTM si prestano a essere utilizzate con il sistema di gestione del tempo «Getting Things Done» di David Allen. La possibilità di inserire delle etichette semplifica enormemente l’organizzazione, poiché le attività da svolgere possono essere comodamente collegate a una determinata modalità di svolgimento del lavoro mediante tag («al telefono», «in ufficio», «a casa», ecc.).

Capacità di lavorare in team e integrazione in Outlook

Il lavoro non è un’attività solitaria, per questo dovrebbe essere possibile delegare e condividere le incombenze. Any.do nella variante business e le versioni premium di Todoist e RTM supportano il lavoro in team. Gli stessi elenchi di attività vengono sincronizzati fra diversi dispositivi e collaboratori mediante il cloud. In tal modo i compiti sono disponibili sia sui dispositivi mobili sia sul PC dell’ufficio. Ma torniamo un istante ad Outlook: attualmente l’aspetto più interessante di Microsoft To-Do è la possibilità di accedere alle attività Outlook mediante l’account Office 365. Tuttavia, al momento, l’app supporta solo un singolo account. Todoist offre un plug-in Outlook che consente di gestire le attività direttamente nell’applicazione Microsoft e, ad esempio, trasformare le e-mail in compiti.

Microsoft To-Do App
Microsoft To-Do: le sue funzionalità sono ancora limitate ma consente comunque la sincronizzazione delle attività con Office 365.

La soluzione che spicca per eleganza è offerta tuttavia da RTM con «MilkSync». L’applicazione per Windows sincronizza in background le attività tra Outlook e RTM, agendo in entrambe le direzioni. Questo torna utile in particolar modo a tutti coloro che desiderano gestire i propri compiti al computer con Outlook, ma lavorare direttamente con RTM sullo smartphone o su un altro PC. MilkSync richiede la versione pro a pagamento, ma può essere testata gratuitamente per due settimane.

L’app migliore per il task management?

Qual è dunque la migliore app di organizzazione delle attività? Delle tre applicazioni qui analizzate l’unica a essere un po’ diversa è il tool di Microsoft. Tuttavia effettuare un confronto risulterebbe al momento un po’ scorretto, poiché l’app ha appena superato la fase beta e deve svilupparsi ulteriormente.

Any.do piace per la sua interfaccia utente semplice ma allo stesso tempo elegante e per l’intuitività di utilizzo. RTM e Todoist se la battono. La prima fa gola per la riuscita integrazione in Outlook, mentre la seconda si contraddistingue per la superficie snella e la modalità d’impiego ben congegnata.

Non esiste un’unica app di organizzazione delle attività adatta a ogni scopo. In un ambiente tutto Microsoft, Outlook è sicuramente la favorita. Todoist punta quindi a essere di casa su tutte le piattaforme, ergo anche su Mac e soprattutto su tutti i dispositivi Android e iOS.

La mia preferita è pertanto Todoist, soprattutto per la modalità di registrazione degli incarichi «intelligente», che converte automaticamente parole chiave quali «oggi» e «venerdì» in date di scadenza, e per la possibilità di trasmettervi le e-mail e trasformarle in compiti.

Panoramica delle app di organizzazione delle attività

Any.do

App di organizzazione delle attività Any.doAndroid, iOS, macOS, web browser: gratuita; premium e business ca. CHF 3.– per utente al mese

Microsoft To-Do

App Microsoft To-DoWindows 10, iOS, Android, : gratuita

Remember The Milk

App di organizzazione delle attività Remember The Milk Android, iOS, web browser, Windows e macOS: gratuita; versione pro ca. CHF 3.30 per utente al mese

Todoist

App di organizzazione delle attività TodoistAndroid, iOS, macOS, Windows 10, web browser: gratuita; premium e business ca. CHF 3.– per utente al mese

Versione aggiornata di un articolo esistente.

Lascia un commento

Il suo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati.*

Leggete ora