Vergleich To-do-Listen-Apps: Any.do, Microsoft To-Do, Todoist, Remember The Milk
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App di organizzazione delle attività a confronto

Chi non ama gestire le proprie attività con Outlook, ha alcune alternative a disposizione. Quanto sono utili le app di organizzazione delle attività (to do list) come Todoist, Any.do, Remember The Milk e Microsoft To-Do nel lavoro in team e nei sistemi di time management quali «Getting Things Done»?

Se per gestire il vostro intero workflow produttivo vi basate su Outlook, probabilmente non sarete alla ricerca di altre applicazioni per l’organizzazione delle vostre attività. Anche in questo caso, tuttavia, può essere utile dare un’occhiata al di fuori dell’universo Microsoft. E, se non usate Outlook, ne vale ancora di più la pena!

Esistono numerose applicazioni per computer e dispositivi mobili che si occupano di pianificare e gestire le attività e vi affiancano nell’efficiente gestione del tempo. Funzione gestibile in teoria anche con le app di appunti quali Evernote, OneNote, Trello o Google appunti. Il loro svantaggio è tuttavia che la pianificazione delle incombenze costituisce solo una delle tante funzioni, manca pertanto la possibilità di programmare le singole azioni, a differenza delle vere e proprie applicazioni di organizzazione delle attività Any.do, Remember The Milk (abbreviata in RTM), Todoist e Microsoft To-Do.

I primi tre tool si annoverano fra le applicazioni più utilizzate e più affermate per la pianificazione delle attività. Any.do piace per la sua interfaccia utente panoramica e perché integra il calendario direttamente nell’app per Android e iOS.

Todoist e Remember The Milk offrono la piattaforma di supporto più ampia e si possono utilizzare anche direttamente nel browser. Accanto alle app per smartphone e tablet esistono applicazioni per Windows 10 e macOS. Todoist si inserisce come estensione nei browser Chrome, Firefox e Safari. Microsoft To-Do, invece, prende il posto di «Wunderlist», un’app di organizzazione delle attività rilevata da Microsoft. Aspetto molto gradito: tutte e quattro sono disponibili in italiano.

Dai semplici elenchi di cose da fare a «Getting Things Done»

Panoramica delle app di organizzazione delle attività

Any.do

App di organizzazione delle attività Any.doAndroid, iOS, macOS, browser web: gratuita; premium e business ca. CHF 3.- per utente al mese

Microsoft To-Do

App Microsoft To-DoWindows 10, iOS, Android, browser web: gratuita

Remember The Milk

Remember The Milk, To-Do-Listen-AppAndroid, iOS, Browser web, Windows e macOS: gratuita; versione pro ca. CHF 3.30 per utente al mese

Todoist

App di organizzazione delle attività TodoistAndroid, iOS, macOS, Windows 10, browser web: gratuita; premium e business ca. CHF 3.- per utente al mese

Annotare le incombenze, se necessario assegnare a ciascuna una scadenza e attribuirle a una delle numerose liste disponibili: tutte e tre le applicazioni assolvono queste funzioni di base. La funzionalità di Microsoft To-Do è praticamente tutta qui, l’applicazione si trova ancora in fase di sviluppo e potrebbe espandere le proprie funzioni nei prossimi mesi.

Any.do, invece, supporta altri task secondari e consente di allegare documenti. L’app è pertanto perfetta per organizzare un’attività in diversi passaggi, come ad esempio la creazione di un preventivo («concretizzare telefonicamente i desideri del cliente», «elaborare il preventivo», «verificare la disponibilità dei collaboratori», «domande dopo l’invio», ecc.).

Semplice e panoramico: Any.do direttamente sull’iPhone.
Semplice e panoramico: Any.do direttamente sull’iPhone.

Se si punta invece sulla funzionalità, sono Todoist e RTM a fare la differenza. Con la possibilità di creare liste subordinate e di assegnare dei tag, chiamate «etichette» su Todoist, queste app offrono funzioni utili per l’organizzazione e la localizzazione delle attività. Queste possono essere anche commentate, cosa utile soprattutto per il lavoro in team.

Per il sistema di efficace gestione del tempo «Getting Things Done» di David Allen si prestano con qualche limitazione Any.do, ma soprattutto Todoist e RTM. La possibilità di inserire delle etichette semplifica enormemente l’organizzazione, poiché le attività da svolgere possono essere comodamente collegate a un determinato tipo di svolgimento del lavoro mediante tag («al telefono», «in ufficio», «a casa», ecc.).

Capacità di lavorare in team e integrazione in Outlook

Il lavoro non è un’attività solitaria, per questo dovrebbe essere possibile delegare e condividere le incombenze. Any.do nella variante business e Todoist nella versione premium supportano il lavoro in team. Gli stessi elenchi di attività vengono sincronizzati fra diversi dispositivi e collaboratori mediante il cloud. In tal modo i compiti sono disponibili sia sui dispositivi mobili, sia sul PC dell’ufficio.

Ma per finire torniamo ad Outlook: attualmente l’aspetto più interessante di Microsoft To-Do è la possibilità di accedere alle attività Outlook mediante l’account Office 365. Tuttavia, al momento, l’app supporta solo un singolo account. Todoist offre un plug-in Outlook che consente di gestire le attività direttamente nell’applicazione Microsoft e, ad esempio, trasformare le e-mail in compiti.

La soluzione che spicca per eleganza è offerta tuttavia da RTM con «MilkSync». L’applicazione per Windows sincronizza in background le attività tra Outlook e RTM, agendo in entrambe le direzioni. Questo torna utile in particolar modo a tutti coloro che desiderano gestire i propri compiti al computer con Outlook, sullo smartphone o su un altro PC, ma lavorare direttamente con RTM. MilkSync richiede la versione pro a pagamento, ma può essere testata gratuitamente per due settimane.

Microsoft To-Do dà una certa sensazione di vuoto.
Microsoft To-Do dà una certa sensazione di vuoto.
MilkSync sincronizza in background le attività tra Outlook e RTM
MilkSync sincronizza in background le attività tra Outlook e RTM.

Delle tre app di organizzazione delle attività l’unica a essere un po’ diversa è il tool di Microsoft, anche se effettuare un confronto attualmente è un po’ limitante, poiché l’app ha appena superato la fase beta e deve svilupparsi ulteriormente. Any.do piace per la sua interfaccia utente semplice e allo stesso tempo elegante e l’intuitività di utilizzo. RTM e Todoist se la battono. La prima fa gola per la riuscita integrazione in Outlook, mentre la seconda si contraddistingue per la superficie snella e la modalità d’impiego ben congegnata. La mia preferita è pertanto Todoist, soprattutto per la modalità di registrazione degli incarichi «intelligente», che converte automaticamente parole chiave quali «oggi» e «venerdì» in termini di scadenza.

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