Automatizzare le attività grazie alle app
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Automatizzare le attività grazie alle app

Lo smartphone non è solo una centrale di informazioni, ma anche un utile ausilio per sbrigare le mansioni quotidiane. Molte operazioni ricorrenti si possono automatizzare grazie ai dispositivi mobili. Al contempo lo smartphone apre le porte alla digitalizzazione. La fotocamera integrata funge da scanner per documenti, schizzi sulla flip chart e biglietti da visita: benvenuti nel mondo digitale! Queste app vi aiutano a eseguire le mansioni amministrative e organizzative in modo rapido, mobile e digitale.

 

Scansione dei biglietti da visita

Durante gli incontri di lavoro si usa ancora scambiarsi i biglietti da visita. Spesso dopo un evento interessante ci si ritrova con una montagna di questi cartoncini. Grazie allo smartphone non è più necessario copiare tutti i dati. Esistono diverse app per la scansione dei biglietti da visita e soprattutto il riconoscimento testuale (OCR, Optical Character Recognition) dei contenuti, che possono poi essere trasferiti nella relativa rubrica.

Icona app ScannableScannable di Evernote scansiona i biglietti da visita e mette in contatto con la persona su LinkedIn.
iOS, gratis

 

Icona app Office-LensOffice Lens di Microsoft scansiona i biglietti da visita e salva le informazioni di contatto come file VCF in una nota OneNote. Successivamente il file può essere acquisito nella rubrica di Outlook e simili.
iOS: gratis; Android: gratis; Windows Phone: gratis

Icona app Abbyy Business Card ReaderAbbyy Business Card Reader offre la più vasta gamma di funzioni e riconosce i biglietti da visita in 22 lingue. I contatti scansionati possono essere salvati nell’archivio interno alla app ed esportati come testo o file VCF oppure inviati via e-mail.
iOS: gratis (acquisti in-app) Android: 3.90 CHF; Windows Phone: 5.30 CHF

 

Digitalizzazione di documenti e appunti scritti a mano

La fotocamera dello smartphone è ottima per scansionare occasionalmente documenti e fotografare bacheche, flip chart e appunti scritti a mano in generale. Per farlo è indispensabile una app in grado di rendere fruibile il contenuto. Ciò implica il riconoscimento testuale di documenti cartacei stampati come lettere o fatture o il ritaglio automatico di appunti presi a mano.

Icona app EvernoteEvernote fotografa gli appunti scritti a mano, li ritaglia correttamente e, volendo, li trasforma in bianco e nero per aumentare la leggibilità. Le pagine scansionate vengono salvate come immagini in un appunto Evernote.
iOS: gratis; Android: gratis

Icona app Office-LensOffice Lens consente lo stesso workflow di Evernote, con due differenze: il risultato viene archiviato come appunto di OneNote, e grazie all’OCR Office Lens è in grado di riconvertire i documenti stampati in testo editabile. Microsoft offre l’app blocco note OneNote gratuitamente anche per dispositivi mobili e computer. Per la sincronizzazione tra i vari dispositivi è necessario un account Microsoft gratuito.
iOS: gratis; Android: gratis; Windows Phone: gratis

Icona app PaperScanPaperScan legge i documenti come immagini ed è adatta per digitalizzare appunti scritti a mano, ricevute e simili. L’app consente di riunire più scansioni in un unico file PDF ed è ottima soprattutto per la semplicità di utilizzo dei documenti scansionati. Prima di utilizzarla su uno smartphone Android si consiglia di consultare le “Frequently Asked Questions” (FAQ) per scoprire se il dispositivo in questione è supportato.
iOS: gratis; Android: gratis

 

Accelerazione dei workflow via e-mail

Attraverso le e-mail riceviamo molte informazioni: contatti, appuntamenti, incarichi e documenti. Queste app consentono di evitare o, perlomeno, di semplificare la dispendiosa elaborazione manuale successiva di questi dati “non strutturati”.

Dall’e-mail all’incarico: Todoist è un’ottima app per riassumere le cose da fare. La lista di mansioni è disponibile in modo pratico per qualsiasi piattaforma e può essere collegata a Windows e Outlook. Todoist è ideale per la sincronizzazione delle operazioni tra computer e dispositivo mobile e al di là del singolo sistema operativo. Le versioni a pagamento consentono anche di inoltrare le e-mail a un determinato indirizzo per creare direttamente un incarico.
iOS: gratis; Android: gratis; Windows Phone: gratis

Icona app Copy2ContactDall’e-mail al contatto: nello scambio di e-mail lavorative è buona prassi utilizzare una firma con le informazioni di contatto. Copy2Contact consente una rapida preparazione: è sufficiente selezionare la firma nell’e-mail, copiarla negli appunti e reinserirla in Copy2Contact. A questo punto l’app associa automaticamente le informazioni ai giusti campi dell’indirizzo e crea un nuovo contatto nella rubrica iOS.
iOS: 7 CHF
Icona app CloudMagic

CloudMagic: l’app per e-mail è compatibile con molti dei sistemi di informazione più in uso come Evernote, Todoist, OneNote, Trello, Salesforce e simili. CloudMagic è in grado di inoltrare le e-mail direttamente alle piattaforme supportate, trasformando la corrispondenza non strutturata in incarichi, appunti e simili. CloudMagic è inoltre in grado di inserire i file allegati sotto forma di link a sistemi di archiviazione on-line come Google Drive e Dropbox, alleggerendo così la corrispondenza elettronica.
iOS: gratis; Android: gratis

 

Raccolta di note spese e ricevute

A volte è sufficiente archiviare come immagine sullo smartphone le ricevute di ristoranti e hotel e altre note spese. In questo caso potete ricorrere alle app descritte nel paragrafo “Digitalizzazione di documenti e appunti scritti a mano”.

Icona app ExpensifyEsistono dei servizi online specializzati nell’evasione delle spese e nella contabilizzazione delle ricevute. Alcuni offrono delle funzioni aggiuntive, come fatturazione o contabilità. Tra i più veloci da usare si trova Expensify (da 5 US-$ al mese). Il giustificativo viene scansionato con la fotocamera dello smartphone, caricato nel cloud e analizzato mediante riconoscimento testuale. Nel caso ideale il servizio riconosce fornitore e costi, e pertanto non è necessario intervenire manualmente. I risultati si possono esportare in PDF o come tabella Excel per essere rielaborati.
iOS: gratis; Android: gratis

 

Automazione dei processi

Icona app IF (IFTTT)Spesso quando si lavora davanti al monitor si devono svolgere mansioni di routine ricorrenti, come ad esempio i workflow di posta elettronica di cui sopra. Molte di queste attività possono essere automatizzate ricorrendo a un servizio di cloud. Lo strumento classico di automazione è “If this then that”, o in breve IFTTT. Il servizio compie un’azione (chiamata “ricetta”) in seguito a un evento. Così, ad esempio, un nuovo appunto Evernote può creare automaticamente un task nella lista di cose da fare di Todoist. Oppure si salva un tweet in una tabella Google. O un’e-mail genera un appuntamento nel calendario. E molto altro ancora… IFTTT supporta centinaia di servizi sul cloud e può essere utilizzato anche per operazioni sullo smartphone, ad esempio per archiviare automaticamente le foto su OneDrive. Naturalmente possono essere create anche infinite ricette personalizzate.
iOS: gratis; Android: gratis

 

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