Cinque consigli mordi e fuggi per Outlook
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Cinque consigli mordi e fuggi per Outlook

Con Outlook 2016 potete dire addio anche alle vecchie abitudini nel gestire la posta.

 

Outlook 2016 è uno strumento potente e per questo a volte poco chiaro. Con questi cinque consigli imparerete non solo a mantenere il controllo sulla posta in arrivo grazie ai diversi colori, ma anche a inviare allegati pesanti senza intasare la posta in arrivo del destinatario.

 

Creare un appuntamento da un’e-mail

Outlook 2016: creare un appuntamento da un’e-mail

Outlook è anche in grado di creare un appuntamento da un’e-mail.

 

Quando ricevete un’e-mail che desiderate trasformare in un appuntamento, è sufficiente trascinarla sull’icona del calendario situata nell’angolo inferiore sinistro della finestra di Outlook. Il programma trasforma automaticamente il messaggio di posta elettronica in un appuntamento. In questo caso, il contenuto dell’e-mail verrà usato per la descrizione dell’appuntamento, rendendo il tutto molto pratico. Meno pratico è tuttavia il fatto che Outlook non è in grado di copiare automaticamente né la data né l’ora, che dovete quindi inserire manualmente.

 

Aggiungere velocemente un mittente alla rubrica

Outlook 2016: aggiungere velocemente un mittente alla rubrica

Con il pulsante destro del mouse, Outlook aggiunge un mittente ai vostri contatti.

 

Quando cliccate con il pulsante destro del mouse sul mittente di un’e-mail, il suo indirizzo viene aggiunto direttamente alla vostra rubrica. Basta selezionare l’opzione «Aggiungi a contatti di Outlook» dal menu di contesto. Nella finestra dell’indirizzo che si apre potete se necessario aggiungere ulteriori informazioni sul contatto.

 

Più chiarezza nella posta in arrivo

Di default Outlook evidenzia le e-mail non lette con un colore diverso. Con l’aiuto della «Formattazione condizionale», che forse conoscete già da Excel, potete personalizzare il modo in cui i messaggi vengono evidenziati. A tal fine, selezionate nella barra multifunzione «Visualizzazione > Impostazioni di visualizzazione…» e, nella finestra di dialogo, «Formattazione condizionale». A questo punto potete non solo modificare la formattazione attuale, ma anche aggiungere le vostre regole personalizzate.

 

Outlook 2016: evidenziare le e-mail con vari colori nella posta in arrivo

In Outlook 2016 con le regole di formattazione è possibile evidenziare con vari colori le e-mail.

 

Ad esempio i messaggi provenienti dalle collaboratrici e dai collaboratori possono essere visualizzati in un colore diverso. Se volete cambiare colore, cliccate su «Aggiungi» per creare una nuova regola che per il momento si chiama ancora «Senza nome». Quindi cliccate su «Condizione…» per inserire, in questo esempio, nel campo «Da…» il dominio della vostra azienda, ad es. «@swisscom.com». Cliccate su «OK» e date un nome alla regola nel campo «Nome:». Tramite il pulsante «Carattere…» potete ora selezionare la formattazione desiderata. Quando combinate la formattazione condizionata con le Regole posta elettronica, potete tenere sotto controllo la vostra posta più facilmente.

 

Invio elegante di allegati pesanti

L’e-mail è sempre ancora il mezzo più frequente per inviare informazioni. Quando occorre inviare anche un allegato pesante, si rischia però di intasare la posta in arrivo del mittente. Se utilizzate uno spazio di archiviazione online di Microsoft (OneDrive o OneDrive for Business) o Dropbox, invece di allegare il documento pesante potete inserire nel vostro messaggio un link per scaricarlo.

 

Outlook 2016: invio di allegati pesanti

Outlook 2016 è in grado di inviare i file salvati su OneDrive sotto forma di link invece che di allegato.

 

La procedura è la stessa che utilizzate per allegare direttamente un file: nella finestra dell’e-mail di Outlook selezionate la barra multifunzionale «Messaggio» e quindi l’opzione «Allega file». Nel menu a tendina fate clic su «Esplora percorsi Web» per selezionare il vostro spazio di archiviazione online e il documento desiderato. Invece del file, in questo caso Outlook 2016 aggiunge solo un link al documento, permettendovi di inviare un’e-mail leggera indipendentemente dalle dimensioni dell’allegato.

 

Visualizzazione di un secondo fuso orario nel calendario

Outlook 2016: visualizzazione di un secondo fuso orario nel calendario

Il calendario di Outlook può visualizzare due diversi fusi orari.

 

Se viaggiate spesso in paesi con un altro fuso orario o semplicemente se lavorate con partner che risiedono in Paesi con un fuso orario diverso dal vostro, nel calendario di Outlook potete visualizzare un secondo fuso orario. A tal fine, cliccate con il pulsante destro del mouse sulla colonna dell’ora nella visualizzazione per settimana (lavorativa). Dal menu di contesto che compare, selezionate l’opzione «Modifica fuso orario» per aprire la finestra di dialogo «Opzioni» con le impostazioni del calendario. Nella sezione «Fusi orari» potete scegliere di visualizzare un secondo fuso orario. Non dimenticatevi di aggiungere un’etichetta, in modo che dopo aver fatto clic su «OK» nelle colonne dell’ora del calendario i vari fusi orari siano identificabili con più facilità.

Le opzioni di Outlook si trovano anche in «File > Opzioni».

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