Cosa fare e cosa evitare nella gestione delle riunioni
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Cosa fare e cosa evitare nella gestione delle riunioni

Chi non ha mai provato la frustrazione di guardare l’agenda il lunedì mattina e trovarsi di fronte una settimana piena di riunioni? Una cosa è certa: le riunioni pianificate in modo razionale e gestite correttamente, in modo da essere fortemente orientate al risultato, possono essere un ottimo strumento di gestione. Nelle piccole imprese, all’interno di un reparto o nell’ambito di un progetto, le riunioni consentono di portare tutti i partecipanti allo stesso livello di informazione con un dispendio di energie calcolabile. La riunione permette di integrare attivamente i collaboratori e ha anche una funzione sociale. Tuttavia, alcuni studi indipendenti dimostrano che in molti incontri il tempo dei partecipanti non viene gestito in maniera sufficientemente razionale. Da varie analisi, svolte in modo indipendente negli ultimi anni, è possibile giungere alla conclusione che…

  • un incontro su 2 potrebbe essere ridotto di un terzo senza che i risultati ne risentano,
  • un incontro su 3 non è preparato a sufficienza,
  • un incontro su 3 non porta a risultati concreti,
  • un incontro su 4 non ha obiettivi chiari e
  • un incontro su 5 è del tutto superfluo.

Il fatto che solo raramente queste inefficienze vengano condannate apertamente all’interno dell’azienda ha molto a che vedere con la cultura della gestione e della comunicazione, che non prevede una critica aperta ai superiori, o lo concede in misura molto limitata. Spesso ne consegue che i collaboratori manifestano una scarsissima motivazione nel corso di queste riunioni. Giocano con il cellulare o esprimono in altra forma il loro disinteresse (parlano sottovoce con il vicino, scarabocchiano sui documenti distribuiti, escono dalla stanza per telefonate apparentemente importanti, ecc.). Altri collaboratori fingono di doversi dedicare ad altre attività per non partecipare neppure alle riunioni. Questo comporta un’ulteriore riduzione dell’efficienza di questi eventi, poiché sia prima che dopo la riunione sarà necessario svolgere un ingente lavoro extra per trasmettere agli assenti le stesse informazioni.

Le possibilità offerte oggi dalla comunicazione mobile possono essere sfruttate attivamente per ridurre la scarsa efficienza delle riunioni nelle quali i partecipanti sono presenti fisicamente. I maggiori vantaggi offerti dall’ambiente di lavoro mobile per quanto riguarda le riunioni sono costituiti senza dubbio dall’indipendenza dal luogo e, in parte, anche dal tempo. Uno svantaggio, però, è costituito dal fatto che, ancora oggi, la comunicazione mobile non consente di sollecitare tutti i sensi e quindi la percezione dell’interlocutore risulta incompleta. Tuttavia questi svantaggi vanno perdendo di importanza, con lo sviluppo della tecnologia e la tendenza delle persone ad abituarsi alla situazione. In particolare i progressi registrati negli ultimi anni nella trasmissione sincrona di immagini e suoni sono davvero stupefacenti. Parallelamente si è registrato anche un calo sensibile dei costi, tanto che queste soluzioni mobili per conferenze e riunioni, che consentono ai partecipanti assenti di collegarsi mentre sono a casa o in viaggio, sono diventate accessibili anche per le PMI.

Tuttavia, il fatto che le riunioni siano diventate più semplici e indipendenti da tempo e spazio, è ben lungi dal significare che si può utilizzare la preziosa materia prima costituita dal tempo dei collaboratori in modo meno pianificato. Proprio a causa della distanza fisica di tutti o parte dei partecipanti, la professionalità nella preparazione, nella gestione e nel follow-up di tali riunioni riveste un ruolo di primo piano. Nella lista di controllo troverete le riflessioni più importanti da fare se si desidera preparare una riunione fisica o virtuale.

Gli autori:

Patrik Scherler, laureato in economia alla HSG, è docente di economia aziendale presso la School of Management and Law (ZHaW) di Winterthur e titolare della BENROX AG, con sede a Meilen/Zurigo, specializzata in coaching, consulting e connecting. Segue vari forum aziendali, gruppi di scambio esperienze e comitati consultivi e organizza workshop su strategia e posizionamento.

Claudia Frei, diplomata in economia aziendale alla SUP, è collaboratrice presso il Centro di didattica innovativa (ZiD) della School of Management and Law (ZHaW) di Winterthur e coautrice del libro «Irrtum Zeitmanagement» (Errori nella gestione del tempo), che verrà pubblicato nell’autunno di quest’anno.

Fonti utilizzate e bibliografia per l’approfondimento:

  • Jonas, R. (2004). Effiziente Protokolle und Berichte. Zielgerichtete Erstellung mit weniger Zeitaufwand. 5a edizione. Renningen: expert verlag.
  • Marchand, R. & Boëthius, St. (1998). Aktion gegen ineffiziente Meetings. Steinmaur: TimeSystem.
  • Müller, J. (2003). Sitzungen. Top oder Flop: Victor Hotz AG.
  • Payne, J. & Payne, S. (1997). Optimale Meetings in 7 Tagen. Landsberg/Lech: mvgVerlag.
  • Perslog GmbH (Hrsg.). (2004). Zeitmanagement-Profil. Remchingen: persolog GmbH Verlag für Managementsysteme.
  • Scherler, P. & Teta, A. (pubblicazione in autunno del 2013). Irrtum Zeitmanagement. Zurigo: Versus Verlag. 

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