Geschäftsreisen und Ferien planen
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Così pianificherete al meglio le vostre assenze

Estate. Per molte PMI è il momento in cui le attività diventano meno frenetiche e le ferie sono alle porte. Che vi godiate il meritato tempo libero o intraprendiate un lungo viaggio di lavoro, preparandovi bene potrete gustarvi o sfruttare meglio la vostra assenza. La seguente checklist può aiutarvi.

 

Nelle settimane precedenti

Informare

  • Se la vostra attività, il vostro negozio, ristorante ecc. chiude per ferie: comunicatelo per tempo in ditta, sul vostro sito, nella newsletter, nella app, sulla pagina Facebook, tramite Xing e LinkedIn ecc.
  • Indicate il servizio di ufficio virtuale (se ne utilizzate uno) al quale devono essere inoltrate le telefonate.
  • Informate per tempo clienti, fornitori, partner commerciali e altri uffici esterni della vostra assenza tramite e-mail o in maniera elegante con una nota nella vostra firma. Indicate anche il nome della persona a cui rivolgersi in vostra assenza.
  • Se viaggiate all’estero: verificate i vostri minuti e volume dati inclusi e attivate eventualmente pacchetti roaming convenienti, ad esempio tramite il Cockpit Roaming del vostro inOne PMI mobile.

Programmare

  • Scegliete un sostituto e indite una riunione per la consegna degli incarichi.
  • Scegliete come e per chi sarete raggiungibili e a chi inoltrare le telefonate. Il modo più semplice per farlo è attraverso la moderna app per telefonia fissa. In questo modo gestirete con semplicità i contatti per i quali sarete raggiungibili anche in vostra assenza e le chiamate che preferite inoltrare al vostro sostituto.
  • L’ultimo giorno di lavoro dedicate un po’ di tempo alle «incombenze dell’ultimo minuto».
  • Definite con il vostro sostituto gli argomenti della riunione per la consegna delle attività.
  • Stabilite chi si occuperà di innaffiare le piante in ufficio.

Delegare

  • Date al vostro sostituto le autorizzazioni necessarie, ad esempio per l’e-banking, per l’accesso ai documenti digitali nella memoria online, per la contabilità o, fisicamente, la chiave della cassetta della posta.
  • Assegnate i compiti che devono essere svolti in vostra assenza.
  • Inoltrate eventualmente la posta.

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