Microsoft Exchange: Termine, Mails und Aufgaben unter Android und iOS nutzen
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Ecco come funziona lo smartphone con Exchange

Sul PC l’accoppiata Outlook/Exchange è un classico. Ma come usare il calendario, la posta elettronica e soprattutto l’elenco delle cose da fare sullo smartphone quando non si è a casa? Suggerimenti e consigli, tra cui la spiegazione del perché forse è meglio non installare l’app Outlook su iPhone o smartphone Android.

Non manca una certa ironia: sul PC Microsoft Outlook è il software più usato per e-mail, calendario e gestione attività, mentre sugli smartphone, sia iOS che Android, Outlook è davvero molto poco presente. Il motivo è legato a questioni di sicurezza, perché la prima app Outlook del 2015 salvava su un server esterno i dati di accesso di tutti gli account creati. Oggi c’è una nuova versione dell’app, ma non è mai stata rilasciata una conferma ufficiale sul fatto che sia cambiato qualcosa o meno in relazione a questi problemi di sicurezza.

Si nutrono quindi riserve sul fatto che sia una buona idea usare l’app Outlook per avere e-mail, calendari e attività sullo smartphone. Per fortuna, però, esistono ottime alternative per poter far funzionare l’iPhone o lo smartphone Android con Exchange. Nello specifico, ci riferiamo al componente server di Outlook di Office 365 Business, che gestisce l’invio di posta elettronica, il calendario e la memorizzazione e condivisione di attività. Vista l’ampia diffusione di Exchange, il supporto per Microsoft Groupware è molto diffuso.

Ma mentre la sincronizzazione di e-mail e calendari è tra le cose più semplici, la gestione attività si rivela una vera spina nel fianco, poiché le impostazioni di fabbrica degli smartphone sia iOS che Android non prevedono un’apposita app di organizzazione delle attività. È pur vero che l’iPhone sincronizza le attività tramite l’app «Promemoria», ma la sua funzionalità è troppo limitata per poter parlare di un vero e proprio Task Management.

Configurazione di e-mail e calendario da Exchange

Le app per e-mail e calendario incluse sugli smartphone iOS e Android funzionano bene in combinazione con Microsoft Exchange. La procedura è simile su entrambi i sistemi: alla voce «Impostazioni» è possibile creare un nuovo account di tipo «Exchange» per sincronizzare e-mail e calendario. Questa procedura in genere funziona con Office 365, un server Exchange autogestito, gli indirizzi Outlook.com/Hotmail e alcune alternative di Exchange che supportano il protocollo ActiveSync.

Gestire le attività con «rimedi casalinghi»

L’app «Promemoria» di iOS è adatta per una rapida panoramica delle attività da svolgere, ma niente di più. La funzionalità è troppo limitata, mentre i metodi descritti qui di seguito lavorano meglio su iPhone. Google ha invece adottato un approccio interessante. L’app Gmail gestisce le attività su Android, ma non su iPhone. Ciò vale però solo per gli account Exchange, stranamente neanche per Gmail. Anche qui la gestione dei task è però rudimentale, ma per lo meno è possibile aggiungere una data di scadenza. Se si utilizza la gestione attività di Exchange per il lavoro di tutti i giorni, si dovrebbe ricorrere a un’altra soluzione anche su Android.

App di organizzazione delle attività per la sincronizzazione Exchange

Sulla base delle recensioni degli utenti e dei report di prova, «Tasks & Notes» è la migliore app Android di organizzazione delle attività e per Exchange/Outlook. Lo scambio dei dati avviene tramite una connessione crittografata e i metodi di gestione del tempo come «Getting Things Done» possono anche essere implementati nell’app. Inoltre, l’app supporta anche le note di Outlook. Per Tasks & Notes esiste una versione di prova gratuita per 14 giorni, al termine dei quali bisogna pagare 5 franchi. App TaskTask per iOS

Stesso prezzo per «TaskTask», suo pendant per gli utenti iPhone e iPad. L’app supporta la gestione delle attività personali con Office 365 o i propri server Exchange. Inoltre, TaskTask funziona anche con Google Tasks.

App di organizzazione delle attività in alternativa

App Remember the Milk iOS AndroidUn’altra possibilità consiste nel gestire gli elenchi delle attività con un separato sistema che si collega a Outlook o Exchange. «Remember the Milk» adotta quest’ultimo approccio. Questo comprovato sistema di organizzazione delle attività sincronizza i dati con Exchange. Per farlo bisogna però avere un account Pro che costa circa 40 franchi all’anno. App di organizzazione delle attività Todoist per iOS e Android

Un altro è invece l’approccio adottato da Todoist, le cui funzionalità sono già state descritte in questo confronto delle app di organizzazione delle attività. Grazie agli add-on di Outlook su Windows, i task possono essere archiviati direttamente nel mondo Todoist, senza «passare» per Exchange. Il prezzo per la variante Premium o Business è di circa 40 franchi per utente all’anno.

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