Microsoft Exchange: Termine, Mails und Aufgaben unter Android und iOS nutzen
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Ecco come funziona lo smartphone con Exchange

Sul PC l’accoppiata Microsoft Outlook ed Exchange è un classico. Ma come usare gli appuntamenti, la posta elettronica e soprattutto l’elenco delle cose da fare sullo smartphone quando non si è al computer? Consigli e app raccomandate.

Sul PC Windows, Microsoft Outlook è probabilmente il software più usato per la posta elettronica, la pianificazione degli appuntamenti e la gestione delle attività. Un’app di Outlook esiste anche per iOS e Android, ma consente di gestire soltanto le funzioni di e-mail e calendario, non le attività. Chi desidera sincronizzare i propri elenchi di cose da fare con lo smartphone e il tablet, deve ricorrere pertanto a un’app separata.

Per fortuna, però, esistono ottime alternative per poter far funzionare l’iPhone o lo smartphone Android con Exchange e gestire le attività. Exchange è il corrispondente su server di Outlook, facente parte di Office 365 Business.

Configurazione di e-mail e calendario da Exchange

Le app standard per e-mail e calendario incluse sugli smartphone iOS e Android funzionano bene in combinazione con Microsoft Exchange. La procedura è simile su entrambi i sistemi: alla voce «Impostazioni» è possibile creare un nuovo account di tipo «Exchange» per sincronizzare e-mail e appuntamenti. Questa procedura in genere funziona con Office 365, un server Exchange autogestito, gli indirizzi Outlook.com/Hotmail e alcune alternative di Exchange che supportano il protocollo ActiveSync.

Gestire le attività con gli strumenti disponibili

iOS e Android non dispongono di fabbrica di appositi elenchi di attività. È pur vero che l’iPhone sincronizza le attività tramite l’app «Promemoria», ma la sua funzionalità è troppo limitata per poter parlare di un vero e proprio Task Management. Anche sotto iOS 13 questa app supporta solo le priorità, ma non le categorie di Outlook.

Google ha invece adottato un approccio davvero sorprendente. L’app di Gmail supporta le attività solo con gli account Exchange e solo su Android, non sull’iPhone. Tuttavia, anche qui la gestione dei task è rudimentale, ma per lo meno è possibile aggiungere una data di scadenza. Se si utilizza la gestione attività di Exchange per il lavoro di tutti i giorni, si dovrebbe ricorrere a un’altra soluzione anche su Android.

App per attività e un’alternativa Outlook per la sincronizzazione Exchange

Microsoft To Do

Microsoft To-DoL’app To Do di Microsoft sta pian piano diventando uno strumento importante per la gestione delle attività. Il tool gratuito lavora insieme agli account Exchange e Outlook.com. Pertanto le attività vengono sincronizzate con Outlook in automatico. E le e-mail contrassegnate come «importanti» vengono mostrate da To-Do in una lista separata di attività. L’app di Microsoft è disponibile per iOS e Android così come per Windows 10. È utilizzabile anche nel browser. Tuttavia, gli utenti devono fare a meno delle categorie di Outlook.

Android: Microsoft To Do, gratuita
iOS: Microsoft To Do, gratuita

Tasks & Notes per Android

Sulla base delle recensioni degli utenti e dei report di prova, «Tasks & Notes» è la migliore app Android per l’organizzazione delle attività e per Exchange/Outlook. Lo scambio dei dati avviene tramite una connessione crittografata e i metodi di gestione del tempo come «Getting Things Done» possono anche essere implementati nell’app. Inoltre, l’app supporta anche le note di Outlook. Per Tasks & Notes è disponibile una versione di prova gratuita per 14 giorni. Trascorso questo periodo, l’app è utilizzabile al costo di 5 franchi.

TaskTask per iOS

App TaskTask per iOS

Stesso prezzo per «TaskTask», suo pendant per gli utenti iPhone e iPad. L’app supporta la gestione delle attività personali con Office 365 o i propri server Exchange. Inoltre, TaskTask funziona anche con Google Tasks.

«Nine» per Android

App Nine: sincronizzazione e-mail, appuntamenti, attività e contatti con Exchange in Android.«Nine» di 9Folders può essere considerato un surrogato completo dell’app di Outlook. L’app comprende quasi tutte le funzioni della versione Desktop di Outlook. Consente di usare la posta elettronica, i calendari e sì, anche le attività, le note e i contatti salvati su un server Exchange. In base al feedback degli utenti, Nine funziona in modo eccellente sugli smartphone Android. Un’app per iOS si trova attualmente in fase di sperimentazione. Un ulteriore vantaggio: l’app memorizza tutti i dati localmente sullo smartphone.

Nine è disponibile come prova gratuita per due settimane. Successivamente, l’app costa 15 franchi da pagare una tantum, un importo irrisorio in caso di uso commerciale.

Gestire elenchi di attività separatamente

Un’altra soluzione consiste nel gestire gli elenchi di attività in un’applicazione separata. Abbiamo confrontato i sistemi più diffusi di Task Management come Todoist e «Remember the Milk» in un articolo separato.

Articolo rielaborato nel dicembre 2017.

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