Efficienza, ovunque
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Efficienza, ovunque

Grazie alle attuali memorie cloud online, potete avere a disposizione i vostri documenti ovunque abbiate un accesso a internet: in ufficio, in cantiere, presso un vostro cliente o in albergo. Un’organizzazione oculata vi permette di gestire il lavoro ovunque e in modo flessibile con computer, smartphone e tablet, semplificando così la collaborazione con dipendenti, clienti e fornitori e lavorando in modo efficiente. Potete sbrigare il lavoro in qualsiasi luogo e, grazie all’accesso online a calendario e indirizzi, la pianificazione e l’organizzazione del lavoro saranno sempre aggiornate. Ecco alcuni suggerimenti di cui fare tesoro.

 

Utilizzare le memorie cloud online

Il modo più semplice e sicuro per poter accedere ovunque ai propri documenti è una memoria online, come ad esempio Microsoft OneDrive di Office 365 o Swisscom Storebox. Organizzate il vostro archivio in modo che i documenti di cui avete bisogno si trovino nel cloud. Il software del notebook garantisce la sincronizzazione; potete pertanto lavorare anche offline, cioè senza collegamento internet. Non appena vi ricollegherete, i documenti verranno trasferiti nel cloud.

È un sistema molto efficiente: potete discutere i progetti direttamente via computer, elaborare il preventivo insieme al cliente o mostrare al vostro pubblico la versione più aggiornata di una presentazione.

La memoria cloud presenta inoltre due ulteriori vantaggi da non sottovalutare. Da un lato l’archiviazione online, mettendo i file a disposizione di altre persone, agevola la collaborazione e permette a tutti di lavorare allo stesso documento evitando la circolazione di versioni differenti dello stesso documento e la conseguente, faticosa sintesi manuale delle modifiche. Dall’altro lato, il cloud vi protegge dalla perdita di dati poiché i file sono salvati in sicurezza indipendentemente dal dispositivo utilizzato, e continueranno a essere disponibili anche in caso di guasto del notebook.

 

Rendere sicuro un WLAN pubblico

Se utilizzate il WLAN in un locale o in un albergo, il collegamento internet potrebbe essere intercettato da altri utenti della rete. È vero che oggi si possono cifrare molti canali, ad esempio per scaricare la posta, ma se volete andare davvero sul sicuro, potete configurare un collegamento VPN. VPN significa “Virtual Private Network” e garantisce che l’intero traffico di dati venga cifrato e non risulti accessibile alle persone non autorizzate. La destinazione del collegamento viene inoltre “nascosta”, incrementando così la sicurezza dello scambio di dati. Suggeriamo di utilizzare un collegamento VPN in particolare quando siete fuori ufficio e dovete gestire documenti riservati.

Per un collegamento VPN occorrono solitamente un apposito software sul notebook, sul tablet o sullo smartphone e l’abbonamento a un gestore. Per computer e dispositivi mobili potete ad esempio utilizzare Swisscom Safe Connect. Opera, produttore norvegese dell’omonimo browser, offre una soluzione per smartphone gratuita, la app VPN. Anche nella più recente versione del browser di Opera per Windows e Mac è integrata una soluzione VPN gratuita.

 

Utilizzare la rete fissa fuori ufficio

Con le offerte combinate per la telefonia di rete fissa My PMI Office (per le PMI piccole) e la soluzione completa personalizzata Smart Business Connect, potete utilizzare la rete fissa via app anche con lo smartphone.

Maggiori informazioni su My PMI Office e Smart Business Connect

 

 

Panoramica degli appuntamenti semplificata grazie all’accesso al calendario

Fissare un incontro risulta decisamente più facile potendo accedere al calendario degli altri partecipanti. Almeno all’interno dell’azienda, sarebbe opportuno utilizzare calendari salvati online, ad esempio Exchange Online di Office 365. L’assistente della pianificazione di Microsoft Outlook, ad esempio, vi aiuta a trovare una data e un’ora che vadano bene a tutti i partecipanti, risparmiandovi e-mail e telefonate. Allo stesso modo, con un calendario aggiornato potete programmare un appuntamento in modo rapido ed efficiente anche mentre siete in visita presso un cliente.

Se lavorate spesso fuori ufficio, i calendari online presentano un altro pratico vantaggio: potete infatti essere sempre informati sulle attività dei vostri collaboratori e viceversa. A un collaboratore in sede, questo consente ad esempio di fornire informazioni sul vostro rientro in azienda con una semplice occhiata al calendario, senza dovervi disturbare al telefono. I calendari online contribuiscono quindi a incrementare l’efficienza.

Con la memoria e la sincronizzazione cloud, potete accedere ovunque ai vostri documenti di lavoro, ad esempio mentre siete in cantiere.

 

Mantenete aggiornati i vostri contatti ovunque

Salvando i contatti nel cloud, potete sincronizzare i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail di notebook e smartphone. In tal modo le informazioni saranno aggiornate su tutti i dispositivi. La modalità maggiormente utilizzata è l’allineamento dei contatti attraverso un gestore cloud, ad esempio Apple (iCloud), Google (G Suite, precedentemente Google Apps) o Microsoft (Office 365).

Con il vostro dispositivo mobile potete così sincronizzare contatti, indirizzi e-mail e calendari dei seguenti gestori:

iOS

Per la configurazione aprite le impostazioni:

  • iCloud: alla voce “iCloud” aggiungere l’account iCloud (se non è già stato fatto nella configurazione dell’iPhone/iPad)
  • Account G Suite/Google: alla voce “Posta (o “Contatti” o “Calendario”) > Account > Aggiungi account > Google”. Quindi scegliere gli elementi da sincronizzare (posta, contatti, calendario)
  • Office 365: come sopra, ma tipo di account “Exchange”

Android

  • iCloud: sincronizzazione solo tramite altre app, quali iCloud Contacts Sync per i contatti e iCalendar Sync Cloud per l’agenda. Per accedere alla posta iCloud, è possibile creare un account IMAP, ad esempio via “Impostazioni > Account > Aggiungi account > IMAP”. Le impostazioni del server di posta sono disponibili alla pagina di supporto di Apple.
  • Account G Suite/Google: selezionare “Impostazioni > Account > Aggiungi account > Google”
  • Office 365: come sopra, ma come tipo di account selezionare “Microsoft Exchange”.

Windows 10 Mobile

  • iCloud: selezionare “Impostazioni> Account e-mail e app > Aggiungi account > iCloud”
  • Account G Suite/Google: come sopra, ma come tipo di account selezionare “Google”
  • Office 365: come sopra, ma come tipo di account selezionare “Exchange”

 

Utilizzare il tablet come secondo schermo

Per alcuni lavori, ad esempio la creazione di una grande tabella o un fotoritocco, uno schermo grande facilita decisamente il lavoro. I notebook generalmente non presentano schermi molto grandi: peso e durata della batteria non consentono di avere dispositivi mobili di grandi dimensioni.

Esiste però una soluzione elegante ed efficace, a patto che abbiate sufficiente spazio sulla vostra scrivania mobile o temporanea: utilizzare un tablet come secondo schermo. Offrono le migliori prestazioni le soluzioni in cui il tablet è collegato al notebook via USB. Un’app sul tablet e un’altra sul notebook assicurano una corretta visualizzazione.

Sul mercato vi sono due validi prodotti che, con una spesa contenuta, consentono di utilizzare il tablet come schermo. Duet supporta solo gli iPad, mentre iDisplay supporta tablet iOS e Android. Per quanto riguarda il computer, entrambi gli operatori supportano Windows e Mac.

 

Maggiori informazioni sull’utilizzo fuori ufficio della rete fissa e sull’app per la rete fissa

 

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