Tipps für mehr Effizienz mit Outlook
3 min

Lavorare in modo efficiente con Outlook

Con qualche piccolo accorgimento potete lavorare in modo efficiente con Microsoft Outlook, anche se ricevete tante e-mail. Ecco alcuni consigli utili. Microsoft Outlook non è solo l’interfaccia comunicativa di Office 365, a volte è anche un vero e proprio chiacchierone. Con questi consigli non solo garantite il silenzio necessario per lavorare indisturbati, ma prevenite anche un intasamento della posta in arrivo.

Taci, Outlook!

Le notifiche di Outlook possono essere molto fastidiose. Sul desktop appare un avviso e-mail e la concentrazione è già svanita. Per fortuna potete disattivare le notifiche delle e-mail e i promemoria degli appuntamenti.

Disattivazione delle notifiche e-mail

Selezionate in Outlook «File > Opzioni > Posta». Nella sezione «Arrivo di messaggi» definite quali segnali deve inviare Outlook alla ricezione di un nuovo messaggio. Dovreste disattivare almeno gli avvisi per il desktop.

Disattivazione delle notifiche e-mail Outlook
Nelle opzioni stabilite se e come Outlook deve reagire alle nuove e-mail.

Disattivazione dei promemoria di appuntamenti

Se per un appuntamento in Outlook è attivato un promemoria, appare una finestra di promemoria al momento prestabilito. Avete però la possibilità di nasconderla. Selezionate in Outlook «File > Opzioni > Avanzate». Nella sezione «Promemoria» disattivate «Mostra promemoria».

Disattivazione dei promemoria di appuntamenti in Outlook
Potete disattivare i promemoria degli appuntamenti imminenti in Outlook.

Segnare rapidamente le e-mail come «lette»

Quando passate a un nuovo messaggio, significa che avete letto quello precedente, giusto? Potete fare in modo che Outlook si comporti di conseguenza, navigando tramite «File > Opzioni > Posta» alla sezione «Riquadri di Outlook». Qui fate clic sul pulsante «Riquadro di lettura».

Segnare come letti i messaggi in Outlook
Outlook vi consente di scegliere quando considerare un’e-mail come letta.

Qui stabilite quando considerare un messaggio come già letto, ossia quando non visualizzarlo più in grassetto nell’elenco. Con l’opzione «Segna messaggio come già letto alla modifica della selezione» Outlook presuppone che quando passate a un nuovo messaggio, il precedente sia già stato letto.

Condividere gli allegati Outlook invece di inviarli

Nonostante il problema sia noto, si verifica ogni giorno: se si inviano dei grossi file tramite e-mail, questi intasano la casella di posta in arrivo del destinatario. Non solo, la copia dell’e-mail inviata sovraccarica anche la nostra memoria. È molto più elegante condividere i grandi allegati tramite una soluzione di archiviazione online. Nell’e-mail compare così solamente un link. Questa procedura funziona con molte delle soluzioni di archiviazione online più comuni. Di seguito scoprite come procedere con Swisscom Storebox e Microsoft Outlook. Nel momento in cui installate sul computer il client Storebox, ossia il software di accesso, viene impostato anche il plugin di Outlook. Quando create un nuovo messaggio, visualizzate nella barra del menu «Messaggio» i due simboli Storebox «Allega file» e «Converti allegati». Cliccate sul primo e selezionate «Impostazioni». Qui potete stabilire a partire da quale dimensione del file deve intervenire Storebox.

Configurazione di Storebox
Nelle impostazioni Storebox stabilite quando un file deve essere inserito come link alla soluzione di archiviazione online.

Se adesso trascinate un file nel messaggio o se lo inserite tramite il simbolo «Allega file» presente sulla barra del menu «Messaggio», vi viene chiesto se in alternativa preferite archiviare il file o i file su Storebox. Se dite di sì, il plugin copia il documento nella soluzione di archiviazione online e aggiunge un link nel messaggio.

Invio dell’allegato Storebox Outlook come link
Se aggiungete un allegato all’e-mail, Storebox vi chiede come volete spedirlo.

Il destinatario può ora cliccare sul link per aprire il documento, senza sovraccaricare inutilmente la posta in arrivo. Per farlo non ha bisogno di un conto Storebox.

Rapida anteprima dei messaggi

L’anteprima nell’elenco dei messaggi di Outlook vi consente di dare uno sguardo veloce al contenuto di un messaggio, almeno alle prime righe. Nella barra del menu «Visualizza» potete stabilire tramite il simbolo «Anteprima messaggio» quanto contenuto deve mostrare l’anteprima. In genere ha senso scegliere due o tre righe.

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