Utilizzare la scrittura a mano in formato digitale in azienda
5 min

Quando la scrittura a mano diventa digitale

Scrivere a mano ha i suoi vantaggi: una penna coglie i pensieri rapidamente oppure sviluppa una prima bozza d’idea sulla whiteboard condivisa durante la riunione online. Con questi consigli potete combinare whiteboard, penne, touch screen e applicazioni Office all’interno di un processo digitale di scrittura a mano.

Quando è stata l’ultima volta che avete scritto a mano? Da tempo nel quotidiano lavorativo ci siamo abituati a scrivere solo al computer o eventualmente su smartphone o tablet. A mano scriviamo solo le cartoline (anche per queste ci sarebbero le app) o le lettere personali. Tuttavia, così facendo, sfruttiamo troppo poco i vantaggi della scrittura. Infatti, per gli appunti presi durante riunioni, presentazioni o nella formazione continua, carta e penna sarebbero una scelta migliore rispetto alla tastiera.

Poiché gli appunti si possono gestire meglio con la tecnologia digitale rispetto ai foglietti in libertà, le applicazioni ad hoc come OneNote stanno sostituendo il bloc-notes, riconciliando così mondo digitale e analogico. I seguenti consigli vi mostrano come utilizzare al meglio i pregi di entrambi.

La concentrazione dello scrivere a mano

Quando prendiamo appunti a mano ci concentriamo meglio sul contenuto: in frazioni di secondo dobbiamo cioè decidere se un’informazione è importante o meno e quindi annotarla o scartarla. L’effetto collaterale di questo processo decisionale è una migliore memorizzazione dell’informazione. Scrivere influisce quindi sul pensiero.

In una presentazione Clive Thompson, giornalista freelance del «New York Times Magazine», nonché editorialista di «Wired», ha riferito di un esperimento scientifico il cui oggetto d’indagine era proprio questo effetto: durante un discorso la metà del pubblico ha dovuto prendere appunti a mano, mentre l’altra metà li ha digitati tramite tastiera. Il risultato è stato inequivocabile. Chi aveva scritto a mano non solo ha compreso meglio la presentazione, ma ha anche preso appunti più precisi.

Gli appunti presi a mano hanno inoltre un altro vantaggio: lavagne a muro, flip chart o whiteboard consentono di combinare testo, bozze, post-it e altri elementi analogici a piacimento. In questo modo è possibile illustrare nessi, descrivere processi o esporre i risultati di un brain storming. Con un computer o un tablet ciò non è possibile senza app apposite.

Digitalizzare whiteboard e appunti

Con la fotocamera dello smartphone e un’app adatta, gli appunti presi a mano su carta, flip chart o whiteboard possono essere «scansionati», cioè fotografati e rettificati. Il mio tool preferito per questo tipo di compito è l’app gratuita Office-Lens-App di Microsoft. L’app può fotografare singoli fogli, pagine di un bloc-notes o whiteboard e flip chart, tagliare lo sfondo, rettificare il risultato e convertirlo in un’immagine in bianco e nero dalla leggibilità migliore. Il risultato si può salvare come foto nella galleria dello smartphone, come PDF o direttamente nel bloc-notes elettronico OneNote.

Questo metodo è piuttosto evoluto ed è indicato soprattutto quando il testo degli appunti non deve essere rielaborato. La registrazione digitale dell’inserimento scritto a mano è disponibile come immagine, ma consente di assegnarle delle parole chiave.

Scrivere gli appunti a mano sullo schermo

Tablet e notebook con touch screen sono particolarmente indicati per appunti scritti a mano e schizzi, a condizione che il dispositivo supporti l’utilizzo con la penna. Questo vale ad esempio per i vari dispositivi della famiglia Surface di Microsoft, molti portatili con schermo touch screen o l’iPad Pro di Apple.

Scrivere con la penna ha il vantaggio di poter riutilizzare gli appunti direttamente in formato digitale. Il risultato di questa operazione dipende dalla sensibilitĂ  alla pressione della penna e dal livello di tattilitĂ  del touch screen. Personalmente, su carta continuo a scrivere piĂą velocemente che sullo schermo.

Esperienze con OneNote come bloc-notes digitale

Per i propri appunti conviene utilizzare app bloc notes come, ad esempio, OneNote per Windows 10. L’applicazione Microsoft può convertire gli appunti scritti a mano direttamente in testo modificabile. Ecco come procedere:

1. selezionate il tool lazo dal menu «Disegno» e trascinate con il mouse o la penna un rettangolo sulla sezione di testo desiderata per scegliere la nota scritta a mano;

2. sempre nel menu «Disegno» selezionate «Input penna in testo» per convertire il testo scritto a mano.

Convertire quanto scritto a mano in testo modificabile con OneNote
OneNote per Windows 10 riconosce il testo scritto manualmente e lo converte in formato digitale.

Il mio tentativo ha prodotto risultati alterni. La qualità del riconoscimento del testo migliora con ogni nuova versione di OneNote. Tuttavia, la scrittura è notevolmente meno rapida che su carta. Ciò è dovuto anche al fatto che, istintivamente, mi sforzo di usare una migliore grafia e le lettere sul touch screen tendono a essere più grandi. Però è efficace quando si tratta di scrivere brevi appunti, ad esempio durante una telefonata, o per sintetizzare un colloquio.

Una whiteboard per riunioni al telefono oppure online

All’interno della suite Office 365, Microsoft ha sviluppato con «Whiteboard» un’app per Windows 10 e iOS in grado di digitalizzare la lavagna bianca per le bozze. L’applicazione non è adatta solo all’uso sul touch screen mediante la penna, bensì anche alla collaborazione. Le whiteboard possono essere riempite in condivisione con altri utenti Office.

E presto l’applicazione sarà integrata anche nella piattaforma di comunicazioni unificate Microsoft Teams, dove è già disponibile una sua versione preliminare. In questo modo la whiteboard digitale può essere condivisa nelle riunioni online a partire da tre partecipanti. L’app può contribuire ad accrescere la creatività e produttività di una riunione e vale sicuramente la pena provarla.

Applicazione bloc-notes per input penna con Windows 10
L’applicazione «Whiteboard» di Microsoft in azione con una penna. Foto: Microsoft

L’applicazione salva il contenuto di una lavagna digitale di questo tipo sotto forma di foto. Nelle bozze elaborate con la penna possono essere integrati appunti e foto. Si tratta di un’opzione pratica, che però ben presto si rivela incompatibile con le dimensioni di un notebook touch screen compatto. Che si tratti di un sommesso suggerimento a tenere di nuovo le riunioni in uno spazio fisico, sostituendo la lavagna bianca con un Surface Hub…?

Ciò che trovo davvero ben fatto in questa app è la bacchetta magica. Questo tool consente di dare il tocco finale a forme e appunti presi a mano, nonché di ripulire linee e arrotondare cerchi. Ci si chiede solo perché la scrittura a mano non sia convertibile in testo modificabile.

In compenso, è sicuro che la scrittura a mano ha ancora un futuro. Allora, perché non considerare anche un notebook con touch screen e penna per il prossimo acquisto di hardware?

Versione modificata e ampliata di un articolo del 2018.

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Uno Commento

  1. Buongiorno,
    Articolo molto interessante. Se ho capito bene avete testato una penna bamboo di Wacom per la digitalizzazione di appunti direttamente in OneNote, ma sarebbe anche interessante conoscere l’esperienza di chi usa un sistema come Wacom Slate o Folio oppure Livescribe smart pen 3 che hanno specifiche app per trasformare gli appunti a mano in digitali (lettere stampate) per poi inserirle in OneNote silo a lavoro eseguito. Grazie. Cordiali saluti. ???

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