Tipps zur Evaluation von Business-Software für KMU
7 min

Come le aziende possono trovare i software più adatti

I software aziendali sono l’effettivo materiale operativo di una PMI. Ma quali sono i software davvero necessari per un’azienda? Primi passi per la valutazione delle applicazioni aziendali adatte.

Maja Rentsch, gerente di Razionell GmbH, non era soddisfatta. Nei primi anni d’esercizio il carico amministrativo era troppo elevato e quindi i processi risultavano inefficienti per la sua azienda. Ormai però si tratta di acqua passata. La soluzione? Acquistare il software aziendale adatto. A tale scopo Maja Rentsch ha fatto i conti con capitali, idee, clienti e potenziali clienti, macchinari e spazi. Ha messo a confronto i suoi requisiti e i software aziendali a supporto dei processi operativi e amministrativi. Da allora per la gerente è diventato tutto più semplice.

Di che tipo di software necessita una PMI?

Ecco le applicazioni più importanti che semplificano notevolmente l’amministrazione, le vendite o il servizio clientela:

Gestione degli ordini

Registrare un ordine nel sistema e notificarne i collaboratori giusti dovrebbe essere una procedura semplice. Idealmente il cliente dovrebbe poter registrare personalmente l’ordine, in modo che questo debba essere soltanto verificato e autorizzato per la produzione. I capi moderni preferiscono farlo con il telefono cellulare.

Eccezione: il cliente passa comunque sempre dal negozio dove viene servito direttamente. In questo caso è sufficiente una gestione delle pendenze per poter consegnare successivamente al cliente l’eventuale merce non disponibile in magazzino.

Fatturazione

Chi emette fattura, oggi lo fa al computer. A tal fine si raccomanda una soluzione standard comprovata. Se si emettono solo poche fatture l’anno, sono sufficienti i fogli di calcolo Excel e un programma di elaborazione testi.

Le fatture immediate manuali su un blocco di ricevute sono ancora comuni in caso di interventi esterni, ma è più sensato disporre di una soluzione di fatturazione mobile sul tablet per semplificare l’integrazione dei dati con la contabilità generale e ridurre il carico di lavoro amministrativo.

Contabilità di magazzino

Chi stocca molti articoli in magazzino e desidera ricevere automaticamente un promemoria per effettuare ordini successivi, può servirsi di un software per la gestione di magazzino. Idealmente, quando un ordine viene confermato, gli articoli desiderati vengono scaricati subito dal magazzino.

Contabilità generale

Una soluzione per la contabilità generale è necessaria per qualsiasi tipo di attività al fine di tenere traccia della situazione finanziaria aziendale. Inoltre il legislatore prescrive la tenuta di una contabilità.

Le aziende che danno in gestione la contabilità a un amministratore fiduciario non sono costrette a utilizzare un software di contabilità interno. Tutti i giustificativi vengono inviati all’amministratore fiduciario oppure si utilizza un programma di acquisizione dei documenti, ovvero una soluzione più efficiente e conveniente. I dati digitalizzati vengono trasferiti in automatico al fiduciario.

Catalogo dei prodotti o delle prestazioni

Il catalogo dei prodotti o delle prestazioni contiene la descrizione dei prodotti o delle prestazioni più importanti di un’azienda. Dovrebbe essere disponibile anche come soluzione mobile e contenere foto e listino prezzi. Perché il catalogo dei prodotti o delle prestazioni è il biglietto da visita dell’azienda.

Il catalogo attuale dovrebbe essere idealmente accessibile ai clienti dal sito web dell’azienda. In caso di listini prodotto lunghi e complessi può essere eventualmente opportuno metterli a disposizione solo ai propri consulenti di vendita mediante app. I consulenti sono appositamente formati e possono presentare ai clienti i prodotti con spiegazioni professionali.

Gestione dei contratti

Nella gestione dei contratti vengono archiviati tutti i contratti con i clienti, i fornitori e i collaboratori. In questo modo è possibile individuare con rapidità ciascun contratto. Un ulteriore vantaggio è costituito dalla notifica tempestiva dei termini di disdetta.

Gestione delle pendenze

In qualsiasi posto di lavoro si creano pendenze. Spesso i compiti vengono raccolti, gestiti ed elaborati in Outlook. Tuttavia, una soluzione centralizzata offre il vantaggio di poter elaborare in modo sequenziale degli elenchi di attività che vedono coinvolti più persone. Ad esempio, un contratto complesso può passare attraverso tutte le istanze pertinenti ed essere infine concluso.

I progetti comportano determinate mansioni. L’ideale sarebbe che tutte le parti coinvolte avessero accesso a tutte le attività dove poter poi inserire le informazioni più recenti. In questo modo tutti sarebbero sempre aggiornati senza montagne di e-mail.

Con una gestione delle pendenze è inoltre possibile registrare ed elaborare in modo sistematico anche i reclami, per una maggiore soddisfazione della clientela.

Gestione delle offerte e degli ordini

Con una gestione delle offerte e degli ordini è possibile tenere traccia di tutte le offerte e gli ordini della società. Le offerte standard possono essere redatte con pochi clic del mouse e inviate sotto forma di file PDF tramite e-mail.

Le funzioni di valutazione forniscono informazioni dettagliate sullo stato delle offerte e dei contratti. In questo modo è facile vedere quando il cliente ha ricevuto l’offerta, dove sono necessarie ulteriori trattative e quali ordini sono stati conferiti.

Registrazione dell’orario di lavoro

Con una soluzione moderna per la registrazione dell’orario di lavoro, i collaboratori possono registrare comodamente il proprio orario, anche sullo smartphone, compresa l’assegnazione dell’incarico se necessario. Ciò consente di rilevare l’orario di lavoro ovunque e in tutta flessibilità, evitando di dover registrare più volte le ore effettuate.

Registrazione delle assenze

Chi va in vacanza e quando? I sostituti sono stati avvisati e sono disponibili? Chi è spesso malato? A queste domande è semplice rispondere grazie a un software di gestione delle assenze. Tuttavia anche un software per il rilevamento dell’orario di lavoro consente di gestire le assenze.

Dati dei clienti (Customer Relationship Management, CRM)

I dati dei clienti rappresentano la base per un marketing efficiente e per attività mirate. È vero che le relative informazioni sono spesso contenute nella gestione degli ordini, ma devono poter essere impiegate anche per attività di vendita specifiche. In questo modo si ha sempre sott’occhio a quali prodotti sono interessati i clienti.

Sito web

Un sito web accattivante e accessibile da dispositivi mobili è il biglietto da visita digitale di una società. Oltre alla presentazione dell’azienda, sul sito devono essere a disposizione anche catalogo dei prodotti e/o delle prestazioni, storie di successo e invitanti modalità di contatto, ordine e richiesta di preventivo. Dal punto di vista tecnico dovrebbe essere possibile pubblicare automaticamente le descrizioni degli articoli, i listini prezzi attuali, gli articoli del blog o le novità. Per questo motivo, per il sito web è consigliabile avvalersi di uno dei tanti CMS (Content Management System) in circolazione.

Invio della newsletter

Oggi esistono innumerevoli soluzioni sofisticate per generare in tutta semplicità newsletter accattivanti, che vengono inviate automaticamente tramite e-mail a gruppi di clienti definiti con precisione, in modo da poterne poi valutare il successo nel dettaglio.

Suggerimenti per l’acquisto di software

Per poter acquistare i software più adatti alla propria azienda, occorre innanzitutto eseguire un’analisi delle necessità, che deve comprendere le seguenti domande:

  • Dove perdo tempo nel mio lavoro?
  • I miei clienti ricevono un’assistenza adeguata? In caso di risposta negativa, cosa manca per poterli assistere bene?
  • Devo inserire più volte le stesse informazioni nel computer?
  • Ho sotto controllo le mie offerte e i miei ordini?
  • La redazione di un’offerta potrebbe essere semplificata?
  • Nella mia azienda si perdono informazioni?
  • Mi piacerebbe poter informare più spesso i clienti sulle novità?

Cercando di rispondere a queste domande, è possibile riconoscere con rapidità dove sono necessarie azioni urgenti e come affrontarle, sia con un’applicazione standard che con una soluzione su misura. Verificate se la vostra azienda è ben preparata per il futuro digitale con un portafoglio bilanciato di software. Le applicazioni giuste fanno risparmiare tempo a una PMI e consentono di aumentare la qualità, la soddisfazione dei collaboratori e la fedeltà dei clienti.

Potrebbe essere utile consultare un fornitore di servizi IT di fiducia per l’analisi e l’acquisto. Quest’ultimo dovrebbe avere una visione d’insieme fondata dell’intera gamma di offerte attuali e delle possibilità tecniche, e non dovrebbe concentrarsi esclusivamente su determinate nicchie o tipi di software.

Ma forse i vostri collaboratori vantano un know-how nel settore IT così spiccato da indurvi a prendere in prima persona il controllo del vostro futuro digitale? Esistono già potenti strumenti che permettono a power user impegnati di creare e sviluppare continuamente soluzioni di alta qualità in modo indipendente e con poco sforzo. Vale la pena dare un’occhiata a PowerApps di Microsoft, a ServiceNow o a Protogrid e provare a usarli una volta.

Autore: Daniel Breitenmoser è responsabile di progetto presso Ategra AG a Zurigo. L’azienda realizza moderne soluzioni software per aziende di successo in Svizzera e all’estero. L’obiettivo è quello di garantire un successo commerciale ancora più elevato grazie a soluzioni software avanzate. Ecco perché Ategra offre «Protogrid», una piattaforma di sviluppo innovativa per applicazioni specialistiche semplici e che migliorano la produttività.

 

 

Foto del titolo: Keystone

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