Outsourcing beim Treuhänder: Praxisbeispiel Trewitax
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Ecco come gli amministratori fiduciari e i clienti traggono vantaggio dal cloud

Elevate esigenze di protezione dei dati e la necessità di poter lavorare ovunque: sono questi i motivi che hanno spinto la Trewitax, una fiduciaria di San Gallo, a esternalizzare l’intero settore informatico, trasferendolo a Swisscom e nel cloud. Ad ogni modo, questo è stato soltanto un primo passo verso la trasformazione digitale: un’evoluzione che comporta implicazioni anche per il profilo professionale. Una mattina piuttosto fresca, cielo leggermente nuvoloso. L’autunno inizia a farsi sentire e Hermann Rothauer è in ufficio da un cliente, seduto davanti al suo portatile. Accanto a lui, sul tavolo, diversi raccoglitori e altri documenti della contabilità. L’esperto fiduciario Rothauer prende un raccoglitore, estrae un foglio e confronta le cifre con quelle sullo schermo. Sinora dalla revisione non sono emerse incongruenze nella contabilità; Rothauer è soddisfatto. Nel corso della giornata con la sua firma confermerà che la contabilità dell’azienda è a posto. https://vimeo.com/269822475

«La digitalizzazione cambia il lavoro dell’amministratore fiduciario, soprattutto a vantaggio dei clienti.»

Rothauer è soddisfatto. Da quando lo scambio dei dati con i clienti avviene in ampia misura in formato digitale, l’amministratore ha più tempo per dedicarsi alla consulenza dei clienti. «La digitalizzazione cambia il mio lavoro», afferma. «Invece di accumulare documenti cartacei, assumo sempre più funzioni nell’ambito del controlling. Il cliente ne trae vantaggio in quanto ora posso fornirgli cifre per le sue decisioni aziendali strategiche.» Con una modalità di lavoro analogica, tutto ciò sarebbe semplicemente impossibile.

Flessibilità grazie al cloud

Questa mattina ha funzionato perfettamente anche l’accesso ai dati dei clienti nel cloud. L’anno scorso Rothauer, co-fondatore dell’azienda Trewitax di San Gallo, è passato al cloud e ha esternalizzato tutto il settore informatico. Il nome dell’azienda «Trewitax» è composto dalle sillabe iniziali delle parole che costituiscono lo scopo dell’azienda: Treuhand, Wirtschaftsprüfung e Steuerberatung (amministrazione fiduciaria, revisione dei conti e consulenza fiscale), ossia i tre settori in cui i 30 collaboratori dell’azienda operano in tre diverse sedi svizzere. Al gruppo Trewitax appartengono inoltre tre succursali nei Paesi esteri confinanti. «Con il passaggio al cloud abbiamo compiuto un importante passo verso la digitalizzazione della nostra attività», spiega Hermann Rothauer. «E abbiamo gettato le basi per ulteriori passi futuri.» Il concetto basato sul cloud è utile a Rothauer anche nell’attività direttamente presso i clienti. «Posso accedere a tutti i dati necessari, ad esempio ai modelli di procedure o agli strumenti d’analisi», prosegue lo specialista in revisioni che aggiunge: «questa flessibilità è stata determinante nella scelta della soluzione». Rothauer può così lavorare dove gli è più comodo: presso la sede del cliente, in ufficio a San Gallo, ma anche dall’home office. Rothauer sintetizza in tre parole i requisiti del settore informatico: «flessibile, semplice e sicuro.»

«Ci muoviamo in un settore delicato caratterizzato da dati dei clienti altamente confidenziali.»

Informatica esternalizzata, protezione dei dati garantita

Per quanto riguarda la gestione del settore informatico Rothauer non deve preoccuparsi di nulla, in quanto è stata totalmente esternalizzata. Dopo la valutazione condotta insieme al fornitore di servizi IT Inconet Technology, Trewitax ha scelto Smart ICT di Swisscom. Nell’ambito di questa offerta di outsourcing, Swisscom gestisce l’intera infrastruttura informatica e di comunicazione: dai server nel cloud all’impianto telefonico fino al notebook che Rothauer utilizza per la revisione presso il cliente. Una particolare sfida legata al passaggio nel cloud è costituita dalla protezione dei dati: infatti una fiduciaria deve rispettare severe disposizioni legali riguardanti il trattamento dei dati dei clienti. Ad esempio la legge sulla protezione dei dati impone che i dati siano salvati in Svizzera e non siano trasmessi attraverso reti estere. Questa condizione naturalmente ha influito nella scelta dell’offerente di outsourcing, come spiega Rothauer: «Ci muoviamo in un settore delicato caratterizzato da dati dei clienti altamente confidenziali. Per questa ragione abbiamo scelto Swisscom, per la sua rete di cui ci fidiamo e per i centri di calcolo in Svizzera.» L’accesso ai dati dei clienti nel cloud avviene attraverso la rete Swisscom e non attraverso internet. In questo modo si garantisce che le informazioni sensibili siano salvate ed elaborate esclusivamente in Svizzera. Rothauer è convinto che il cloud sia il futuro: «Bisogna riuscire a eliminare le riserve nei confronti del cloud», ribadisce. «Ovviamente la sicurezza deve essere garantita. Ciò non toglie che il futuro del nostro settore si baserà sul digitale. Questa constatazione trova conferma se si considera ad esempio il rendiconto IVA e la comunicazione con le assicurazioni sociali.»

Più tempo per i clienti grazie alla digitalizzazione

Nel frattempo il cielo si è rasserenato e i raggi del sole regalano un piacevole clima autunnale. Stranamente Hermann Rothauer non è davanti a uno schermo, ma sta discutendo con un cliente gli ultimi dettagli in materia di contabilità. Nel settore della revisione dei conti molte attività sono ancora manuali; per questo Rothauer sta valutando un ulteriore passo verso la digitalizzazione: «Introdurremo un software che ci supporti nell’attività di revisione e nella garanzia di qualità.» Anche questo software, per motivi di protezione dei dati, funzionerà nello Swisscom cloud. Ed è proprio nelle attività di routine che l’esperto contabile beneficerà del sostegno informatico: «Trasferiremo tutti i principali dati dei clienti in un archivio digitale», precisa Rothauer. «Insieme al software di revisione, ciò ci consentirà di effettuare valutazioni relative agli anni passati e di riconoscere eventuali sviluppi più velocemente.» Questo comporterà inizialmente un carico di lavoro maggiore, ma: «L’automatizzazione ci fa risparmiare tempo nelle nostre attività di routine», commenta Rothauer accennando ai vantaggi. «Di conseguenza possiamo fornire ai clienti una consulenza migliore.» Quando Rothauer lascia la sede del cliente, l’aria si è fatta tiepida e il cappotto non serve: se lo mette sul braccio e si avvia. Gli altri compiti della giornata li svolgerà dall’home office.

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