Contabilità online come servizio completo
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Contabilità online come servizio completo

Contabilità: una mansione in passato che richiedeva molto lavoro manuale.

 

“Vi occupate volentieri di contabilità?” Ben pochi rispondevano positivamente a questa domanda, forse solo i contabili professionisti. La contabilità è in gran parte un lavoro di routine, necessario ma noioso. Digitare i dati delle fatture e delle polizze di versamento, registrare i codici IBAN, contabilizzare correttamente i pagamenti… Fondamentalmente si tratta di lavori semplici, che richiedono però la massima concentrazione. Alla fine, infatti, tutto deve essere contabilizzato correttamente affinché l’impresa abbia sotto controllo le proprie finanze e si accontenti anche il fisco.

 

Non basta semplicemente lavorare online

Secondo l’Università di Oxford, la categoria professionale dei contabili deve prepararsi al peggio. Secondo lo studio “The Future of Employment” la loro è una delle professioni che più probabilmente verranno sostituite dai software. Si trova al 671º posto sui 702 profili professionali analizzati. Per tutti i non-contabili ciò significa che a breve la tanto odiata attività di contabilità sarà un retaggio del passato.

Già da un po’ di tempo diversi fornitori pubblicizzano le versioni online dei loro programmi di contabilità. Produttori di software come Abacus e Sage propongono le varianti basate sul web dei loro software dedicati. La contabilità si effettua sul browser, e i dati non vengono salvati sul proprio computer, bensì nel centro di calcolo del produttore del software.

Tuttavia, questi sistemi online non riducono in maniera significativa il carico di lavoro. Si evita di dover investire in software e hardware e in compenso si stipula un abbonamento. È ciò che si chiama software as a service o cloud service. Ma il lavoro vero e proprio non cambia: scannerizzare o copiare i dati dei giustificativi, contabilizzare correttamente e poi confrontare il tutto con il conto bancario. I guadagni in termini di efficienza non sono poi così stupefacenti. Qui di seguito potrete approfondire i vantaggi e gli svantaggi della contabilità online.

 

Automazione: questo è il punto!

Solo quando il fornitore di servizi cloud si accolla anche il lavoro di routine, la contabilità si trasforma in un vero divertimento. Un esempio lampante è RunMyAccounts. Il servizio contiene anche un software di contabilità online in cui il lavoro è svolto dall’utente. Ma, su richiesta, è lo stesso fornitore di servizi a farsi carico anche dell’elaborazione completa dei giustificativi e dell’allineamento automatico con la banca. Le voci in sospeso vengono costantemente controllate. Il risultato è una contabilità aggiornata quotidianamente senza dover mai provvedere alla registrazione di un solo giustificativo.

A tal fine RunMyAccounts è dotato di un proprio reparto di elaborazione giustificativi con numerosi collaboratori che si occupano di contabilità basandosi su regole predefinite e verificano i dati letti in automatico, se necessario li integrano e sbrigano la contabilità. L’impresa parla di una “fabbrica di contabilità”. In collaborazione con le Poste è disponibile persino un servizio di scansione, grazie al quale i giustificativi in entrata vengono già scannerizzati nel centro di elaborazione corrispondenza per poi giungere direttamente alla fabbrica di contabilità. Il pagamento avviene in base al numero di giustificativi elaborati: al momento la registrazione automatica preliminare costa 2.90 franchi a giustificativo.

Anche l’offerta di Bexio, azienda svizzera che fornisce software aziendali online, prevede un software di fatturazione e consente l’allineamento automatico con il conto bancario. La maggiore integrazione avviene con il sistema di e-banking di UBS. Sono disponibili anche interfacce per i clienti della ZKB e di PostFinance, e dovrebbero aggiungersi anche altre banche. Bexio consente di scannerizzare i giustificativi anche quando si è fuori ufficio grazie a una app per smartphone: un sistema ideale per registrare le spese. Contrariamente a RunMyAccounts, con Bexio la responsabilità di registrare i giustificativi spetta fondamentalmente all’utente. E se RunMyAccounts dispone di contabili e fiduciari interni per ulteriori richieste, Bexio offre una rete di fiduciarie estesa a tutta la Svizzera, in grado di aiutare i clienti nella contabilità.

 

Contabilità a cura della banca

La banca Valiant, in collaborazione con Swisscom, ha sviluppato il portale finanziario BusinessNet, con software di contabilità online, “cockpit finanziario” intuitivo, elaborazione dei giustificativi in un centro dedicato e servizio di scansione opzionale per i documenti cartacei. Come nel caso di RunMyAccounts, i costi variano a seconda del volume: l’elaborazione di un giustificativo elettronico costa CHF 8.90 e la scansione CHF 1.90.

BusinessNet evidenzia una tendenza attuale nel mondo delle banche: diversi istituti mostrano un interesse sempre maggiore verso la loro clientela PMI e a tal fine oltre alla normale gestione del conto offrono strumenti utili per l’amministrazione finanziaria. E i tre fornitori citati hanno un elemento in comune: non si limitano a offrire la “contabilità online”, ma propongono processi automatizzati in grado di contribuire efficacemente allo sgravio del lavoro delle PMI. In un certo senso, “contabilità online 2.0”.

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