Quali benefici offre alle PMI il cloud
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Quali benefici offre alle PMI il cloud

Concentrarsi su ciò che conta veramente invece di occuparsi di problemi IT e aumentare contemporaneamente la sicurezza dei dati? Con l’outsourcing dell’infrastruttura IT è possibile. Una guida rapida.

Tutte le PMI svizzere hanno più o meno a che fare con l’informatica. In circa il 40% delle piccole aziende, il direttore o un collaboratore è anche responsabile per il funzionamento dell’infrastruttura IT. Lo dimostrano i risultati di uno studio sulle PMI svolto da Microsoft nel 2013. In circa un terzo delle PMI, il tempo necessario per risolvere problemi IT, fare le copie di backup, aggiornare il software e svolgere operazioni simili ammonta a oltre tre ore alla settimana, l’equivalente di un mese di lavoro all’anno: tempo prezioso che non può essere dedicato alle attività aziendali strategiche, né compensato con lavoro straordinario.

Tre varianti per risparmiare tempo

Eppure esiste una soluzione a questo problema. Grazie al progresso tecnologico, oggi non è più necessario che l’intera infrastruttura informatica si trovi e venga gestita sul posto. Almeno parti di essa possono infatti essere esternalizzate o gestite da remoto. Nel concreto, sono disponibili tre diverse varianti.

  • Managed services: l’infrastruttura IT rimane nei locali della PMI, ma viene gestita esternamente da un fornitore di servizi IT specializzato.
  • Outsourcing: invece che sul posto, l’infrastruttura IT viene gestita presso il centro di calcolo del fornitore di servizi IT. Ciò significa che l’hardware è situato fisicamente presso il fornitore invece che nei propri locali.
  • Cloud: in questo settore esistono diverse formule. Con la formula “Infrastructure as a Service” (IaaS), la PMI sposta l’infrastruttura esistente o parti di essa presso il centro di calcolo cloud di un fornitore. Ad esempio, il server con le applicazioni aziendali come la contabilità o il sistema gestionale ERP possono essere gestiti nel cloud sotto forma di infrastruttura virtuale. L’ambiente al quale sono abituati gli utenti non cambia, solo che, invece di accedere al server locale, essi accedono tramite una connessione sicura al server virtuale nel cloud del fornitore.
    Con la formula “Software as a Service” (SaaS), la PMI acquista le applicazioni standard dal cloud di un fornitore locale o internazionale. Tra i servizi cloud pubblici più noti rientrano ad esempio Office 365, Google G Suite o Storebox di Swisscom.

L’applicazione cloud più utilizzata è la posta elettronica. La PMI non deve però trasferire l’intera infrastruttura sul cloud. Queste tre varianti possono essere combinate tra di loro, cosa che capita molto di frequente nella realtà. Così i PC dell’ufficio possono, ad esempio, essere gestiti dal fornitore di servizi IT, mentre le principali applicazioni aziendali come contabilità, sistema gestionale ERP o lo shop online girare su un server virtuale situato nel centro di calcolo cloud.

Aumentare sicurezza e affidabilità

L’outsourcing almeno di alcune parti dell’ambiente IT offre numerosi vantaggi all’azienda. In concreto, le PMI ne beneficiano a quattro diversi livelli:

  • Concentrazione su ciò che conta veramente: il tempo necessario per gestire l’ambiente IT viene impiegato per le attività aziendali vere e proprie.
  • Flessibilità: i dati che vengono salvati nel cloud sono accessibili ovunque: dall’ufficio, da casa e in viaggio su notebook, smartphone o tablet. Inoltre viene semplificato lo scambio di informazioni tra collaboratori, clienti e fornitori, perché i documenti vengono liberamente condivisi.
    La formula IaaS offre il vantaggio non trascurabile che le risorse eventualmente necessarie in un secondo tempo possono facilmente essere “aggiunte”: quando lo shop online deve sostenere un maggiore traffico sotto le feste di Natale, la performance aggiuntiva viene noleggiata per il tempo necessario. E i nuovi ambienti server, ad esempio per testare le nuove applicazioni, possono essere installati in pochi minuti con un semplice clic.
  • Sicurezza e affidabilità: un fornitore di servizi IT specializzato possiede il know-how necessario per gestire in modo sicuro e affidabile l’infrastruttura, perché è una delle sue competenze strategiche. Ciò significa che il rischio di perdere i dati a causa di problemi hardware o malware si riduce e aumenta al tempo stesso il livello di affidabilità. Inoltre è possibile affidare anche il backup dei dati al fornitore di servizi IT.
  • Aggiornamenti: con le applicazioni su base cloud decadono le fastidiose operazioni di aggiornamento dei software. In questi casi è infatti il fornitore che si occupa del costante aggiornamento della sua infrastruttura, in modo che l’utente possa fruire sempre delle ultime innovazioni.

Lista di controllo per l’outsourcing

Il percorso che porta dall’ambiente IT locale all’outsourcing o ai servizi cloud dovrebbe essere affrontato in modo strategico e pianificato con cura, eventualmente anche insieme al fornitore di servizi IT. Le seguenti domande vi aiuteranno durante la fase di pianificazione:

  • Quali sono le applicazioni standard che possono essere facilmente esternalizzate? Ad esempio posta elettronica, backup dei dati, comunicazione, telefonia e backup.
  • Quali applicazioni e ambienti server possono essere esternalizzati presso il fornitore di servizi IT e quali vantaggi fornisce l’outsourcing?
  • Dove risiedono i vantaggi maggiori, ad es. più tempo disponibile, costi più bassi, maggiore sicurezza?
  • Esistono applicazioni che possono essere rilevate da una variante cloud, perché devono in ogni caso essere sostituite? Ad es. applicazioni per il rilevamento dell’orario di lavoro, la pianificazione dei progetti o la fatturazione.
  • Quali processi subiranno modifiche a causa dell’outsourcing? Dove saranno necessari adeguamenti?
  • L’offerta risponde alle esigenze di oggi e di domani?
  • Quali settori aziendali possono essere digitalizzati con i servizi cloud? Dove i servizi su base cloud offrono un ulteriore sostegno alle PMI?
  • Qual è la dipendenza dal fornitore e l’accesso ai dati dell’azienda è sempre garantito?

 

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