Moderne Kommunikation bei KMU
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Quando esigenze e realtà viaggiano su binari paralleli

Clienti e collaboratori vogliono comunicare con strumenti moderni, proprio come sono abituati a fare con smartphone e internet. Tuttavia, l’adozione di strumenti di comunicazione e postazioni di lavoro moderni è complessa e procede a rilento, per svariati motivi.

I clienti esigono maggiore flessibilità e vogliono interagire sempre di più attraverso i canali digitali. I collaboratori chiedono le stesse cose per il proprio posto di lavoro: maggiore flessibilità nell’organizzazione della giornata lavorativa grazie all’impiego delle tecnologie moderne. Questo il risultato di un sondaggio dall’agenzia di ricerche di mercato PAC condotto per conto di Swisscom tra i decision maker dell’industria manifatturiera. Molti dei risultati possono tuttavia essere considerati validi anche per la maggior parte delle imprese svizzere medio-piccole.

La consapevolezza che sia necessario modernizzare le postazioni di lavoro e i mezzi di comunicazione sembra essere ampiamente diffusa nei piani alti delle aziende. Il problema sta nella realizzazione. Questo a dispetto della grande pressione esercitata dai clienti e nonostante il personale qualificato sia sempre meno incline ad «accettare posti di lavoro non al passo con i tempi», come sottolinea circa l’85% dei manager intervistati. L’80% di questi afferma che in ogni caso nelle proprie aziende è consentito l’utilizzo per scopi privati dei dispositivi aziendali, soprattutto per quanto riguarda i dispositivi mobili; anche l’uso dei social media (50%), di Dropbox e di Skype (58%) in molti casi non è vietato.

Le aspettative si scontrano con la dura realtà

Spesso il giudizio espresso dai reparti IT sulle soluzioni di comunicazione è più positivo rispetto a quello dei dirigenti.

Ma in molti casi i progetti non vengono portati a compimento. Aspettative e realtà sono molto distanti tra loro. Il 76% dei manager intervistati ritiene che un posto di lavoro più moderno possa aiutare i collaboratori a gestire il flusso di informazioni. Soltanto il 32% di loro però vede realizzato questo obiettivo. Altrettanto elevato è il desiderio di migliorare la collaborazione e l’interconnessione (75%). Ma appena il 33% può affermare che tale desiderio sia stato soddisfatto. Interazione con i clienti, riduzione delle spese e flessibilità nella scelta del luogo di lavoro sono altri punti sui quali le aspettative di molte aziende vengono disattese. Molti degli intervistati lamentano anche una fruibilità limitata, prestazioni insufficienti e la mancanza di interazione tra le diverse soluzioni.

L’IT non può decidere in autonomia

Nel suo studio ovviamente PAC ha cercato anche di capire quale sia la causa alla base di questi problemi. Analizzando più nel dettaglio le risposte fornite dai diversi soggetti alle domande sopra riportate è possibile fare un po’ di chiarezza: i responsabili IT giudicano le soluzioni adottate in modo decisamente più positivo rispetto ai responsabili aziendali. Ad esempio, il 47% degli addetti IT ritiene che tale approccio vada a vantaggio di una maggiore interconnessione. Ma appena il 17% dei responsabili aziendali la pensa allo stesso modo. Da questa discrepanza PAC ha dedotto che spesso i responsabili IT non sono abbastanza vicini alle esigenze e alle aspettative dei decision maker aziendali.

Pregiudizi nei confronti della tecnologia

Ma il motivo forse è un altro. Uno studio condotto da Swisscom tra 573 PMI mostra che la propensione all’uso dei moderni strumenti di comunicazione varia molto anche da settore a settore. I rappresentanti delle aziende fornitrici di servizi IT, ad esempio, sono molto favorevoli all’utilizzo delle cosiddette soluzioni collaborative, grazie alle quali è possibile condividere una serie di dati, quali offerte, programmi o presentazioni, o anche effettuare videoconferenze. Al contrario, gli architetti, ad esempio, che hanno praticamente le stesse esigenze in termini di condivisione di informazioni e contatto con i clienti, sono decisamente meno propensi a spostare tale collaborazione su un piano più digitale. Un approccio lavorativo favorevole alla tecnologia agevola anche l’accesso a nuove soluzioni. Sono spesso meri pregiudizi a generare riserve e rifiuto.

Definire in modo strategico le giuste priorità

L’introduzione di strumenti di comunicazione moderni, come chat o teleconferenze, è una questione strategica.

I motivi che rendono il problema così intricato sono però svariati. Al primo posto troviamo, come spesso accade, il budget: il 57% degli intervistati nell’ambito dello studio PAC afferma che il budget a loro disposizione non è sufficiente per permettere la modernizzazione delle postazioni di lavoro. Il 53% ritiene che questo fattore non abbia un significato strategico, mentre il 51% dichiara che la rapidità estrema con cui si sviluppa la tecnologia rende difficile definire una strategia a lungo termine. Peccato che i clienti si dimostrino poco comprensivi di fronte a scarsa flessibilità e che i lavoratori richiedano in modo sempre più insistente postazioni di lavoro moderne: in questo senso, chi è avanti su questo fronte riuscirà a vincere la «guerra dei talenti». La definizione del budget e della strategia dovrebbero tenere conto di queste argomentazioni. I decision maker dell’azienda dovrebbero domandarsi se le priorità adottate siano quelle giuste.

Stare al passo spesso è difficile

L’incertezza generata dalla rapidità di evoluzione della tecnologia è comprensibile. Tuttavia, come afferma l’agenzia di ricerche di mercato PAC, questo non può essere un motivo sufficiente per nascondere la testa sotto la sabbia. «È necessario vagliare la possibilità di avvalersi di un supporto esterno e prendere in considerazione l’outsourcing». Una raccomandazione che riscontra il favore dell’83% degli intervistati e che già il 51% ha messo in pratica. Il nostro consiglio finale: la modernizzazione dei posti di lavoro è un compito che spetta al management. «Oggi i dirigenti non possiedono le capacità per gestire team virtuali e per esigere e promuovere l’utilizzo delle moderne tecnologie», sottolinea l’agenzia PAC nel suo studio. In altre parole, sono finiti i tempi in cui gli acquisti erano semplicemente delegati all’IT. La digitalizzazione impone ai dirigenti di comprendere a fondo le possibilità offerte dalle nuove tecnologie. Solo in questo modo è possibile soddisfare davvero le esigenze dei clienti e dei dipendenti.


5 pregiudizi contro le postazioni di lavoro moderni

Pregiudizio 1: attraverso i sistemi di monitoraggio delle presenze i superiori controllano quando e quanto lavorano effettivamente i dipendenti.
Realtà: assolutamente falso. Nei modelli di lavoro flessibili ciò che conta è il raggiungimento degli obiettivi fissati e non gli orari di effettiva presenza.

Pregiudizio 2: i messaggi istantanei servono soltanto a distrarre i collaboratori dal loro lavoro.
Realtà: mai come adesso è importante comunicare in modo rapido e semplice. Le chat aziendali sono strumenti utili, che si integrano perfettamente con gli altri strumenti di comunicazione per rispondere a questa esigenza di rapidità.

Pregiudizio 3: lavorando da casa il lavoro diventa una questione secondaria.
Realtà: numerosi studi dimostrano che i collaboratori che lavorano anche da casa o in mobilità sono più produttivi e più motivati.

Pregiudizio 4: chi condivide le proprie conoscenze si rende superfluo.
Realtà: se un tempo era vero il detto «sapere è potere», oggi vale invece la massima «condividere le conoscenze moltiplica il sapere». Da questo traggono vantaggio non soltanto le aziende, ma anche i singoli collaboratori.

Pregiudizio 5: gli strumenti moderni trasformano automaticamente tutto in «smart».
Realtà: molte aziende adottano gli strumenti di comunicazione e di collaborazione sperando che i vantaggi si materializzino in automatico. Ma questi strumenti non fanno miracoli. Affinché il cambiamento porti dei successi è fondamentale che i collaboratori ricevano una formazione adeguata e che i superiori diventino un modello per gli altri.

 

Copertina: Alamy Stock Photo

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