Grazie all’app di telefonia le collaboratrici telefonano comodamente dal computer.
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La rete fissa vi segue sempre

Questo viaggio ci conduce proprio lì dove altri hanno soltanto inizio, ovvero in un’agenzia di viaggi. Ci porta da Mark Sahli e dal suo team di FRI Travel che, grazie alla telefonia IP, collaborano senza problemi da due diverse sedi, utilizzando lo stesso numero di rete fissa.

Sdraiati su una spiaggia di Bali. Una crociera alla volta delle isole Lofoten. Un safari fotografico nel parco nazionale Kruger. Un viaggio alla scoperta della Thailandia. Alcuni di questi itinerari di viaggio hanno inizio a Schwarzenburg, un paese situato tra Berna e Friburgo, dove si trova la filiale di FRI Travel, in cui ci stiamo recando io e la mia collega.

Il clima è freddo mentre scendiamo dalla S-Bahn e ci avviamo verso l’agenzia di viaggi, situata al centro del paese di Schwarzenburg, proprio lì dove la Freiburgstrasse e la Bernstrasse si incrociano… rivelando molto sull’ubicazione del paese.

Mark Sahli, il titolare, ci accoglie offrendoci un caffè. E a me viene da pensare all’ultima volta in cui sono stato in un’agenzia di viaggi. Doveva essere circa 25 anni fa. Allora Mark Sahli lavorava ancora come guida turistica, prima in Grecia e poi negli Stati Uniti, ed è stato anche guida turistica della mia collega. E, da quella volta, si rivedono ora per la prima volta.

L’atmosfera è rilassata. Vogliamo sapere da Mark Sahli come utilizza la nuova telefonia IP con impianto telefonico virtuale sul cloud, che gli offre molte altre funzioni oltre a quella legata alle telefonate. E io sono anche curioso di sapere come lui riesca a portare avanti la sua agenzia di viaggi nell’era delle prenotazioni online. Decido tuttavia di aspettare e di porgli questa domanda soltanto alla fine.

«I collaboratori sono sempre raggiungibili allo stesso numero, indipendentemente dal luogo di lavoro.»

A voler essere precisi, l’accogliente stanza in cui sediamo è la seconda sede di FRI Travel; la prima si trova infatti a Düdingen, ovvero solo alcuni chilometri più in là lungo la Freiburgstrasse. Mark Sahli e i suoi sette dipendenti lavorano tutti in entrambe le sedi. Prima, racconta il titolare, dovevano sempre indicare alle persone al telefono quale fosse il numero giusto da chiamare. «Oggi tutti i dipendenti sono invece raggiungibili allo stesso numero, indipendentemente dalla sede in cui lavorano.» E questo semplifica notevolmente la quotidianità lavorativa. «E ci fa apparire anche molto più professionali», aggiunge Mark Sahli. Il telefono rimane infatti un importante strumento di lavoro per il contatto con i clienti, gli operatori e le compagnie aeree. Una migliore reperibilità consente di offrire un servizio migliore. E i clienti soddisfatti tendono sempre a tornare.

Dopo la prima visita del cliente in agenzia, i successivi contatti avvengono per telefono e per e-mail. E pian piano comincio a capire perché, al giorno d’oggi, le persone si rivolgano ancora a un’agenzia di viaggi: per la consulenza. Come ad esempio questa coppia, che poco fa è entrata nell’agenzia di viaggi e che ora discute degli ultimi dettagli con un collaboratore.

«Non abbiamo apparecchi telefonici, ma telefoniamo attraverso l’app e con l’auricolare wireless.»

Mi guardo intorno. Sui tavoli ordinati non intravedo effettivamente alcun telefono. «Telefoniamo servendoci dell’app di telefonia sul computer e dell’auricolare», chiarisce Mark Sahli. «E poiché gli auricolari sono senza fili, mentre telefono posso anche muovermi liberamente.» Mi vengono quindi in mente le immagini delle storiche cabine telefoniche nella vecchia posta centrale di Ho Chi Minh. Una bella differenza! La telefonia IP non è solo svincolata dalla sede in cui si trova l’utente, ma è anche mobile. Infatti, anziché ricorrere al telefono, per telefonare si utilizza anche l’app e il computer o lo smartphone.

Grazie all’indicatore di stato, sull’app di telefonia Mark Sahli e i suoi collaboratori sono anche in grado di vedere chi di loro è occupato al telefono o può invece ricevere una telefonata. «Questo ci consente di risparmiare moltissimo tempo, dal momento che evitiamo telefonate inutili», dice Mark Sahli.

L’indicatore di stato funziona ovviamente anche per la collaboratrice che è diventata mamma e che svolge alcune ore di telelavoro da casa. Lei utilizza la variante smartphone dell’app di telefonia, che le consente di essere raggiungibile anche al suo numero di rete fissa. «Siamo un team fantastico e affiatato», dice Mark Sahli elogiando i suoi collaboratori. «E per questo mi fido della mia collaboratrice e sono sicuro che svolge il suo lavoro alla perfezione anche in home office.» Solo con la telefonia IP questa forma di lavoro flessibile funziona davvero molto bene.

«La condivisione dello schermo ci semplifica veramente tanto il coordinamento sui documenti di lavoro.»

Ed ecco che Mark Sahli riceve una telefonata: una messinscena perfetta dal punto di vista della drammaturgia. Mentre Mark parla al telefono, io e la mia collega discutiamo dei tanti dépliant di viaggi presenti. «Sì, nel mio settore la carta è ancora importante», dopo aver concluso la telefonata, Mark Sahli conferma la nostra impressione, anche se, per promuovere la sua agenzia di viaggi, Mark punta anche ai canali digitali, come ad esempio le newsletter.

«Ci occupiamo personalmente della realizzazione di alcuni strumenti di marketing», ci dice a tal proposito, «e poi chiediamo il parere degli altri ricorrendo alla funzione di screensharing.» La possibilità di condividere lo schermo, offerta dalla nuova app Business Communication, facilita notevolmente il coordinamento tra di loro. In passato i file venivano infatti inviati via e-mail all’interno del gruppo: «I documenti venivano spediti avanti e indietro e alla fine non sapevamo più quale fosse la versione più recente del file», ricorda Mark Sahli.

«In passato» dice Mark, ovvero prima che Net26, suo partner nel settore della comunicazione, gli facesse conoscere le possibilità legate alla telefonia IP offerte da Swisscom Smart Business Connect. E, a quel punto, Mark Sahli ha deciso di cambiare. Un passo che sa ben motivare anche come uomo d’affari: «Con la telefonia IP risparmiamo tempo e denaro. E in due anni sono riuscito ad ammortizzare i costi del nuovo impianto.»

Ora ci siamo fatti un’idea precisa su come lavori la sua agenzia di viaggi. E, prima di riprendere il treno per Berna, voglio ancora sapere un’ultima cosa: al giorno d’oggi a cosa servono le agenzie di viaggi? Mark Sahli è realistico: ovviamente i viaggi «all inclusive», come ad esempio le vacanze al mare, al giorno d’oggi possono essere prenotate online. «Ma nel caso di itinerari di viaggio complessi serve molto tempo per districarsi tra le migliaia di offerte disponibili online», aggiunge Sahli. Ed ecco che la sua agenzia di viaggi e la valida consulenza da lui offerta sollevano il cliente da questo gravoso impegno.

«Con la telefonia IP risparmiamo tempo e denaro.»

In stazione, per ammazzare il tempo in attesa del treno, ci prendiamo un caffè. Leggeri scrosci di pioggia ci fanno rabbrividire per il freddo. Ed ecco che pensiamo: come sarebbe bello ora poter fare un viaggio… Lungo la Bernstrasse, sempre dritti.

 

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